導入事例1:人材派遣・紹介業

複数人で業務を分担することで
現場の負担を大きく低減

手間だった作業も簡略化され、日々の管理を無理なく行えています。

業種
派遣
拠点数
220拠点
従業員数
4600人

導入前

  • 留学生の週28時間勤務制限や在留期間の管理が複雑
  • 派遣先企業ごとの請求集計、請求書作成・発行業務の負荷が日増しに増大
  • 勤怠管理をする現場リーダーに負担が集中していた

導入後

  • 様々なアラート機能で法令に基づく留学生の雇用管理が安心して行えるようになった
  • カスタマイズで請求書の自動発行が可能になった
  • 業務を分担して現場の負荷を大きく低減できた

勤怠管理システムの導入前はどのような状況でしたか?

導入前は、ホテル・レジ・飲食店など様々な職場で勤務するスタッフの勤怠管理をタイムカードで行っていました。
スタッフ数が多く入れ替わりも激しいため、毎月の勤怠集計と給与計算がとても大変でした。
また、勤務するスタッフは留学生を中心とした外国人が多く、名前の管理一つとってみても複雑で難易度の高い管理を行う必要がありました。
さらには、留学生の就業時間は法令で厳密に定められており、違反した場合は罰則もあるため常に神経を使って徹底した管理を行わなければなりませんでした。
派遣先企業ごとの帳票作成は手作りのエクセル表で対処していましたが、請求集計や請求書作成・発行業務も日増しに増大し、システム化が不可避な状況でした。

「かえる勤怠管理」導入の決め手は何でしょうか?

「かえる勤怠管理」の専用タブレット型タイムレコーダーの打刻は手軽で、想像以上に使いやすく、留学生たちも戸惑うことなく使用できたのが大きいです。
また、「かえる勤怠管理」のデフォルト機能に加えて、週28時間の就業時間アラート・在留期間アラート・請求内訳表の自動発行・専用の管理アプリの開発など、様々な要望に応じてカスタマイズしていただけました。
拠点課金というシステムなので、大人数の拠点が多い当社ではとてもコスパがよく、カスタマイズに関しても、費用が他に比べて低価格なのに細かく対応していただけて良かったと思っています。

システム導入時に不安や混乱はありませんでしたか?

もちろん不安はありましたが、営業やカスタマーサポートの方との連携・連絡が密に取れ、大きなトラブルもなく導入できたと思います。
カスタマイズの仕様を決める際や実際の稼働時に多少の調整作業が入りましたが、やはり特注で作っていただいたシステムは使い勝手がよいですね。
初期設定の店舗登録や従業員登録などもフォーマットがあらかじめ用意されており、カスタマーサポートの方に丁寧に説明もしていただけたので、特に混乱もなく設定作業を進められました。

実際にかえる勤怠管理を導入してみて効果はいかがですか?

やはりタイムカードの管理から解放されたのは大きいです。
リアルタイムに日々の勤怠が自動で集計され、帳票出力も自動なので給与計算までのフローが実に効率的で、導入前にはとても戻れないというのが実感です。
心配していた現場スタッフやリーダー、管理者の負荷ですが、複数人で管理業務を分担することで日々の勤怠管理も無理なく行う事ができています。
また、様々な現場で活用可能なリーダー専用管理アプリや各種アラート機能、請求書の自動発行など、カスタマイズしていただいた機能のおかげで、手間のかかっていた一連の作業がまとめて簡略化され、随分と業務が効率的になりました。
次はどんな機能をカスタマイズしてもらおうかと思案中です。

ありがとうございました

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