導入事例2:マンション管理会社

人為的に行っていた作業の
ほとんどをシステムに置き換え

代務員勤務の記録管理もしっかりでき、後から混乱しなくなりました。

業種
ビル管理
拠点数
450拠点
従業員数
600人

導入前

  • 450か所の現場から勤務表を回収するまで勤怠の実態がわからず、タイムリーな管理ができずにいた
  • 高齢スタッフが多くシステム導入になかなか踏み切れない
  • データ入力が締め日後に集中して作業負担が大きかった

導入後

  • 専用GPS端末で、各スタッフが何時にどの現場で打刻したか正確に記録できるようになった
  • 簡単な操作性で高齢スタッフも問題なく打刻を行えている
  • 日々勤怠を締められ、自動集計で現場の負荷も⼤きく低減

勤怠管理システムの導入前はどのような状況でしたか?

導⼊前は、マンション管理の現場に手書きの勤務表を置いて勤怠管理を⾏っていました。
当然、勤務表の回収も郵送や現場へ直接回収に行くなど手間と時間がかかり、なおかつ記載内容のチェックも数が多いため煩雑を極めていました。
早くシステム化をしたかったのですが、勤務するスタッフは高齢者が多く、操作が複雑なシステムでは導入に無理がありました。
また、ほとんどの現場が1人または多くても3人ほどの少人数で、パソコンや打刻機を置くのはかえってコストがかかるため、なかなかシステム化を進められませんでした。
さらには、働き方改革で残業や有給休暇取得の管理が義務付けられたこともあり、常に神経を使って徹底した管理を⾏わなければなりませんでした。

「かえる勤怠管理」導入の決め手は何でしょうか?

専用GPS端末が決め手でした。
スマホで打刻できるシステムは他にもたくさんありましたが、高齢者が多い現場では操作性の問題から導入を見送らざるを得ませんでした。
「かえる勤怠管理」の専用GPS端末は、出勤と退勤の時にボタンを1回ずつ押すだけなので、さすがに操作できないというスタッフはいませんでした。
コスパも良く、スマホを配布するよりも格段に安く全スタッフに端末を持たせることができたので大変助かっています。

システム導入時に不安や混乱はありませんでしたか?

変則的なシフトや勤務形態が多いので、スケジュール組みがキチンとできるのか、運用で混乱は起きないか?という不安がありましたが、かなり柔軟性のあるシフト管理をスタッフ一人一人に対して行うことができ、スケジュール組みはもちろんのこと急なシフト変更などにも十分に対応できています。
GPS端末の精度も不安がありましたが、実際はほとんど狂いもなく、電波環境さえキチンと確認すれば問題なく打刻できるので、心配していたような混乱はありませんでした。

実際にかえる勤怠管理を導入してみて効果はいかがですか?

人の手で行っていた管理作業のほとんどをシステムに置き換えられたので、導入の効果を大きく実感しています。
スタッフの勤怠記録をいちいち手入力してデータ化する作業が大きな負担だったので、何もしなくても日々の勤怠が自動的にデータ化されていくのはありがたいです。
臨時スタッフが勤務に入る場面も多くあるのですが、代務員勤務の記録もシステムでしっかり管理できるので、後から混乱することもなくなりました。
運用開始してすぐに打刻管理もお任せすることにしたので、打刻漏れチェックなどの管理も現場に大きな負担をかけずに始めることができました。
今は勤怠データを残業や有給休暇の管理に活かし始めたところです。
働き方改革の問題や企業として取り組まねばならない課題も多いので、今後は機能のカスタマイズも含め、色々と使い勝手の良いシステムにしていこうと思っています。

ありがとうございました

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