導入事例3:人材派遣・紹介業

規定の帳票が自動作成され、
手作業での編集が不要に

給料締め日から数日間の地獄のような集計作業からも解放されました。

業種
派遣
拠点数
12拠点
従業員数
360人

導入前

  • 他拠点への移動や応援などがあり、拠点ごとの管理が複雑
  • 打刻漏れなどを管理側が把握するまでにタイムラグが発生
  • オリジナル帳票の出力が必須で、手作りのエクセル表で対処していた

導入後

  • イレギュラーな勤務も簡単に管理できるようになった
  • 遠方の拠点の勤怠も管理側でリアルタイムに把握できる
  • カスタマイズによってオリジナル帳票が自動作成・出力されるようになり、手作業での編集が不要になった

勤怠管理システムの導入前はどのような状況でしたか?

導入前は複数ある工場に勤務するスタッフの勤怠管理をタイムカードで行っていました。
基本的に勤務先が変わることはないのですが、たまに移動や応援などの事情で他の拠点へ出勤するケースがあり、管理を複雑化させる要因になっていました。
打刻漏れなどのミスがあった場合も、管理側が把握するまでにタイムラグがあり、出退勤などの勤怠をタイムリーかつ正確には把握できていませんでした。
さらには、特定の帳票出力が必要だったため、手作りのエクセル表で時間をかけて対処していました。
事業拡大に伴い人員・拠点を増やすにあたって、タイムカードによる勤怠管理では限界が見えており、一刻も早いシステム化が必要でした。

「かえる勤怠管理」導入の決め手は何でしょうか?

デフォルトでほぼ必要なデータの出力ができ、さらに追加で必要な帳票を出力するカスタマイズにも柔軟に対応していただけたのが大きかったです。
また、専用のタブレット型タイムレコーダーは使い方がわかりやすく、外国人スタッフにも好評だったので現場への導入もスムーズでした。
また、コストの面では、拠点ごとの勤務人数が多いため、100人を超える規模の拠点でも人数制限なしで1拠点が月額5,000円というのは大きな魅力でした。

システム導入時に不安や混乱はありませんでしたか?

やはり導入にあたっては不安もありましたが、カスタマーサポートの方とはこまめに連絡を取り合って密に連携をとることができ、総じて大きなトラブルもなく本稼働まで進めたと思います。
特別に複雑な初期設定を行うということもありませんでした。
少し手間取ったのは自動集計のための定義を決める作業でしたが、これもいずれは一度きちんと整理する必要があったので、社内の勤怠ルールの再確認という面からも有意義な作業でした。

実際にかえる勤怠管理を導入してみて効果はいかがですか?

規定の帳票が自動作成されるのが何よりありがたいです。
勤怠が自動で集計される上、これまで手作業で編集していた帳票がすべて自動出力されるので、勤怠の管理だけでなく帳票作成の業務も効率的になり大変助かっています。
どんなに離れた拠点の勤怠もリアルタイムに把握でき、拠点間の移動や応援など、多くはないがゼロではないイレギュラーな勤務も簡単に管理できるようになりました。
管理者の権限もコントロールできるので、導入後は、複数人で管理を分担して特定の担当者へ集中していた負荷を分散させ、管理側の負担も軽減できています。
毎日勤怠が締まっている状況なので、給料締め日からの数日間に発生する地獄のような集計作業からも解放されました。
手作業での入力・編集の作業がほとんどなくなったことで人的ミスの心配もなくなり、より生産性の高い業務に集中できるようになりました。

ありがとうございました

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