業種別勤怠管理システムの決定版!

かえる勤怠管理ブログ

FAXによる打刻

タブレットが置けない場合の打刻方法

FAXによる打刻

タブレットが置きたいけれどネットワークが通じない、派遣先や出向先なので他社のネットワークを利用できないなどの場合や、タブレットの交換時に交換の間打刻できない場合などに手書きでFAXを送信するとデータとして管理画面に取り込むことができます。

手書きで書いたのにデータになるの?
びっくり
みどりかえる笑う
はい、手書きの文字を読み込みデジタルデータに変更しますFAXOCRという技術です。1日ごと全員のデータと1人で1ヶ月分のデータを入力できるものがあります。実際に体験してみましょう。
FAX用紙はなんでもよいの?
はてな
みどりかえる笑う
かえる勤怠管理専用のFAX用紙があります。管理画面のOCR管理より1日分全員の勤怠を書く場合は店舗用紙ダウンロード、1人で1ヶ月分の勤怠の場合は個別用紙ダウンロードで用紙をダウンロードしてください。用紙をプリントアウトし勤怠を入力してください。入力したい日付や1ヶ月ごとのFAXの場合はスタッフ番号を記入するのを忘れないでください。

FAX用紙

入力できたよー。
にっこり
みどりかえる笑う
それではFAX用紙に書いてある番号にFAXしてください。手書きでの作業はこれで終了です。次は管理画面からどう見えるのかをチェックしてみましょう。

用紙に記入

管理画面の勤怠データには反映されてないね?
困る
みどりかえる笑う
FAXで入力されたものはまず目で確認していただくためにもOCR管理のタブにあるFAXチェックして終了すると打刻ができます。打刻が間違えでなければ保存してください。間違えがあれば数字を直接編集できます。これで管理画面に反映されます。

受信

ほんとだー。データとして登録されてるね。
わーい
みどりかえる笑う
管理画面ではFAXで打刻した場合は分かりやすいようにFAXと表示がでます。変更する場合は通常の変更と同じように『変』ボタンで変更が可能です。FAXで打刻されたデータの登録ユーザの欄はFAXとなります。

管理画面での表示

FAXによる打刻

FAXを利用することでタブレットの代わりに打刻をすることもできます。タブレットが置けない場所のスタッフやタブレットが何らかの原因で打刻できない場合に管理画面より用紙をダウンロードして手書きで入力することが可能です。1日ごとであればスタッフ番号があるので入力したい日にちを記入し勤怠を入力することで登録したい日にちの打刻が可能です。1ヶ月ごとのスタッフはスタッフ番号は未記入なのでスタッフ番号を入力の上勤怠を入力します。FAX用紙はコピーして利用できます。

FAXの承認

基本的にはFAXOCRの機能でデータ化ができますが、入力欄からはみ出したりした場合に上手く読み込めない場合があります。そのためFAX用紙と読み取った時刻を見比べて間違えがあれば修正してから読み込む仕様になっています。元の送ったFAXも閲覧できるので承認の有無なども確認できます。

次回はシフト作成の準備です。

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