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かえる勤怠管理ブログ

シフト作成2

シフトの作成

シフトの作成

シフト作成機能ではこれまでシフト制のスタッフの管理をするために時間をかけて作っていたシフトを簡単に利用することができます。今回は実際の作成部分について説明します。

いよいよシフト作成だね。難しくない?
困る
みどりかえる笑う
使い方は簡単に作成できるようになっています。また、シフトがうまく組めてなくてスタッフが来なかったなどのミスを防ぐためにどの時間どの職種が足りないかもわかるようになっています。
どこでシフトを組めばよいの?
はてな
みどりかえる笑う
まずは前回シフト情報設定をしたと思います。職種や早番などです。それを元に人数を入れていきます。シフト設定の人数設定をを選択すると設定した職種などが反映されていると思います。設定変更ボタンを押してその時間に必要なスタッフの人数の入力をしてください。

必要人数設定

設定できたよ?
にっこり
みどりかえる笑う
では、シフト設定のシフト作成を選択して一番下の日付の所で作りたいシフトの日にちを入れてください。そして作成のアイコンを押してください。
表みたいなものができたよ。これは何?
はてな
みどりかえる笑う
これは設定した人数に対して入れるスタッフが何人いるかを示しています。上の段が必要人数、下の段が入れるスタッフの数になります。赤になっているところはスタッフが足りない部分です。

シフト作成中

このまま作って大丈夫なの?
はてな
みどりかえる笑う
まずは問題ありません。シフトを作成してから手動で変更することができます。その前に希望休日設定をしましょう。これはスタッフの希望休日を入れます。表をクリックすると休みたい日に休みとでます。

希望休日

これならスタッフも自分の休日を取りやすいね。
わーい
みどりかえる笑う
次回に説明しますが、スタッフも携帯画面やスマホから自分が休みたいシフトを送信することができます。ではシフト作成のボタンを押してみてください。
あれ?何もシフトが入ってない?
はてな
みどりかえる笑う
あと少しで完成します。画面左上に何日から何日のシフトを作りたいか入れてください。その後鉛筆のマークのついたアイコンをクリックするとシフトが作成されます。
わー。本当だ実際に働く時間まで表示されるんだね。
わーい
みどりかえる笑う
はい、出勤日なども表示されます。下に赤くなっているシフトがあると思います。これはスタッフが足りない場合です。スタッフのシフトの部分んをクリックすると早番を遅番にするなど修正ができます。赤の部分がすべてなくなるとシフトの必要人数がすべてこのスタッフでまかなえているということになります。

シフトの修正

出来たシフトは印刷して配ればよいんだね。
にっこり
みどりかえる笑う
もちろん印刷してもよいのですが、そのためにスタッフが店を訪れたりしなくてはいけなくなります。シフトを固定した後でメールアイコンをクリックするとシフトがスタッフ登録の時に登録したメールアドレスに一斉に送られます。これでわざわざシフト表を取りにいくことの必要はなくなりました。また、携帯やスマホから閲覧することもできます。

メール配信

スタッフの効率のよい配置

シフト作成機能では決めた期間の曜日で何処のポジションのスタッフが何人必要かを設定するだけで自動で作成することができます。スタッフが足りないシフトの時間は赤くアラートでお知らせするのでシフトの調整もラクラクです。

次回はスタッフからの希望休日の設定方法とシフトの閲覧について説明します。

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