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FAXOCRでの勤怠管理

FAXOCRでの勤怠管理

現在の派遣スタッフの勤怠の管理は派遣先のスタッフが勤怠を記入して、その後郵送、または通常のFAXを送って、勤怠管理・給与計算担当者が手入力して集計をするという作業が行われていると思います。派遣労働者が少ない人数の場合は、すぐに対応できますがたくさんの派遣先、たくさんの人数がいる場合は時間がかかってしまいます。FAXOCR機能は自動読み取りなので、打刻や承認者の記載の確認をして読み込みを行うだけです。

1つの派遣先にに少ない人数で派遣される場合はかえる勤怠管理でシステムを導入するには人数課金のFAXOCR機能がおすすめです。またタブレットを設置できない勤務先でもご利用いただいております。

FAXOCRとは?

勤怠の入力は専用の用紙に日にち・出退勤時間・休憩時間などを手で入力します。手書きで書いた専用用紙をFAXで送信すると自動で文字を読み取ります。読み取った文字がデジタルデータになります。メリットは手で勤怠を入力する必要がないため、手作業による入力ミスを大幅に削減できます。手書きの元データも管理画面に残りますので、派遣先の担当者の記載した承認もいつでも確認が行えます。弊社の勤怠管理システムは自動で集計も行えるので集計の時間も削減できます。

FAXOCRご利用の手順

Step1専用用紙のダウンロード

専用の用紙をダウンロード

管理画面より専用の用紙をダウンロードします。弊社のFAXOCR専用の用紙となっています。

用紙にはスタッフ本人の記入欄のほか、派遣先の方が記入する承認欄もあるので、派遣先の担当者に承認してもらうことにより、勤怠についての本人・派遣先の了承の確認ができます。

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Step2スタッフによる時刻の記入

勤怠の時間を記載

専用のFAXOCR用紙に勤怠の時間を記載します。枠からはみ出さないように記載します。

機械が読み取りやすいように数字をはっきり記入していただきますとより正しく読み取りができます。
記入されたFAXOCR用紙をFAXで送信します。スタッフの方の作業は終了です。

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Step3自動読み取り

管理画面に反映

送られてきたFAXOCRは各企業様にお渡ししている、勤怠の管理画面に反映されます。FAX用紙と読み取り機能を確認し、問題がなければデータを取り込みます。

勤怠管理画面に出勤・退勤時刻や休憩時刻が反映されます。入力されたデータは自動で集計することができるので、入力作業・集計作業の時間が大幅に削減されます。

スマホでOCR

スマホでOCR

現場にFAXがなくて送るのが難しい、FAX用紙を別途集めてFAXをしてOCR読み取りより簡単にできないか?との要望で、スマホで勤怠を送る事が出来るようになりました。通常のFAXOCRと同じように弊社の専用のFAXOCR用紙に勤怠を入力します。アプリを立ち上げて画像を撮影、送っていただきますとデータを読み取り管理画面に反映が可能です。

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