導入事例4：ビルメンテナンス会社
タイムラグもなく、本部でも
現場と同じ温度感で同時に管理
誰が・いつ・どこで打刻したのか正確に記録できるようになりました。
- 業種
- ビル管理
- 拠点数
- 260拠点
- 従業員数
- 700人
導入前
- 勤怠管理システムは既に導入していたが、一人現場の管理が正確に行えなかった
- 現場の勤務実態が掴めず、遅刻などの対応に遅れが生じた
- 勤務形態がたくさんあるため集計作業がとても大変だった
導入後
- スマホと専用GPS端末の混合使いで一人現場の勤怠も正確に記録できるようになった
- アラート機能により、迅速な対応策が打てるようになった
- 給与計算へのデータ引き渡しの作業が大きく改善された
勤怠管理システムの導入前はどのような状況でしたか？
導⼊前はさまざまな方法を試みましたが、どうしても不正確な勤怠情報がベースになっていたため、最終的に人の力に頼って管理を⾏っていました。
比較的早い時期からシステム化を検討し始めましたが、勤務するスタッフは高齢者が多く、スマホを利用したシステムは導入が難しいという問題がありました。
何らかのシステムを導入して客観的な機械打刻をしなければならないことはわかっていましたが、様々なシステムを検討しても決め手に欠ける状態でした。
さらには、どのシステムも導入コストが思いのほか大きくかかるため、なかなか選定作業が進まない状況にありました。
一方で、働き方改革法の施行なども重なり、暗中模索の中、勤怠管理のシステム化が急務となっていました。
「かえる勤怠管理」導入の決め手は何でしょうか？
専用GPS端末が低コストで高齢スタッフにも扱いやすかったこと、GPS機能による現場の範囲設定ができること、この２点が決め手でした。
ホームページに解説アニメーションがあったので、GPS機能の特徴がスムーズに理解できたことも導入決断の一助になりました。
実機デモにより、操作性を確認できたことで安心感を得たことも導入決定につながったと思います。
想定と比べてとても低いコストで導入でき、さらにGPS端末が助成金の対象になったことも決断を後押しする要因になりました。
システム導入時に不安や混乱はありませんでしたか？
シフトが度々変動するスタッフや、そもそも固定のスケジュールを決められないスタッフなど、様々なシフトに対応できるのか？という不安はありましたが、最初の定義検討をじっくりやることで心配事はクリアできました。
離れたエリアごとに管理者を立てて管理するため、複数の社員に権限を与えて運用することで問題が生じないか？との不安もありましたが、それぞれに管理権限レベルを制限する事ができたので、特に問題は起こっていません。
スマホと専用GPS端末の混用に関しても、あらかじめスタッフ達にアンケートを取って選択制にしたので、特に混乱はありませんでした。
実際にかえる勤怠管理を導入してみて効果はいかがですか？
遠方の営業所に所属するスタッフの勤怠を、現場の管理者と同じ温度感で本部でも同時に管理できるという点で大きな効果を感じています。
今までどうにもならなかったタイムラグが解消されたことで、欠勤や遅刻などの早急に対応が必要な事態が発生しても現場任せに終わらず、アラート機能のリアルタイムな通知によって本部からも迅速な対応策が打てるようになりました。
一人現場の勤怠を正確に管理できるようになったことで、スタッフから見ても、自分の勤怠が客観的に証明されると同時にキチンと記録に残るのは安心感があるようです。
管理物件や清掃・整備などスタッフの職種によって勤務形態や時給などもバラバラだったので、給与計算の集計作業が非常に手間で大変でしたが、今ではシステムがすべて自動で集計してくれるので給与計算へのデータの引き渡し作業が簡略化され、給与担当者の負担も随分と軽減されました。
スタッフごとに交通費や時給も細かく設定できるので、今後はリアルタイムな人件費分析などにもデータを活用していけたらと考えています。
