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勤怠管理とは?基礎知識とシステム化について

2020年05月29日

勤怠管理の基礎知識とシステム化

業種・業界を問わず、企業規模の大小に関わらず、勤怠管理は企業のルーティンワークとして必ず行われている業務です。

働き方改革が推し進められる中で、勤怠管理の重要性は高まるばかりです。

今回の記事では、勤怠管理に関する基礎知識と、クラウド勤怠管理システムで勤怠管理をITシステム化するメリットと注意点について解説します。

勤怠管理とは?

勤怠管理とは何か

勤怠管理とは、企業が従業員の労働時間を正確に把握し、法令・規則に則った労働であるかを管理することです。

企業は、従業員の出退勤・休憩・残業など日々の労働時間や休日・欠勤など1ヶ月単位の労働日数、有給休暇の取得状況を適正に管理することが求められます。
厚生労働省による「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」の中でも、使用者には労働時間を適正に把握する責務があることが明言されています。

勤怠管理は、労働基準法第4章の労働時間に関する規定が適用される全ての企業や事業所において必要となります。企業規模の大小を問わず、農業や水産など限定的な職種を除くほぼ全ての事業場で、勤怠管理を行わなければなりません。

勤怠管理の対象者は、厚生労働省のガイドラインでは、管理監督者とみなし労働時間制が適用される労働者以外の労働者となっていました。
しかし、働き方改革における労働安全衛生法の改正により、企業は、管理監督者・裁量労働制が適用される者も含めた全ての従業員に対して、適正な労働時間管理をすることが義務化されました。

管理監督者とは、労働条件の決定そのほか労務管理について経営者と一体的な立場にある従業員のことで、職務内容などから実態に即して判断されます。

高度プロフェッショナル制度適用者の場合には、労働時間に関する規定の対象外となるため労働時間管理の義務はありませんが、健康管理時間の把握が求められています。

勤怠管理はなぜ必要なのか

勤怠管理がされなければ、従業員の労働時間を正確に把握することができず、給与や残業代など賃金の適切な支払いができません。

正確な労働時間を確認できなければ、時間外労働を誰がどれくらいしているかも分からず、長時間労働の横行を招いてしまいます。

長時間労働は脳疾患や心臓疾患を発症するリスクを高め、従業員のメンタルヘルスにも悪い影響を与えます。

正しく勤怠管理を行うことで、時間外労働の偏りがあればワークシェアリングなどで早期に対処でき、過重労働を未然に防ぐことで従業員の健康を確保できます。

また、労働基準法では時間外労働・休日労働・深夜労働に関する規定も定められており、違反があれば労働基準監督署からの指導や罰則を受けます。
法令を遵守する健全な経営を行うためにも、適正な勤怠管理は欠かせません。

勤怠管理で管理する項目

勤怠管理では、どのようなことを記録・管理する必要があるのでしょうか。

労働日数、休日、欠勤日

従業員が1ヶ月のうち何日働いて何日休んだのか、月単位での勤務状況を把握しなければなりません。
過度な労働日数や過少な休日は、従業員の健康とモチベーションに影響します。

従業者の出勤・勤務した労働日数を管理することで、1ヶ月のうち賃金を支払う対象の日数を把握できます。

休日とは、労働義務のない日のことで、賃金の支払い対象ではありません。
労働基準法で週1日あるいは4週間につき4日以上と定められた法定休日をはじめ、企業が就業規則で定める所定休日、所定の労働日と休日を入れ替えた振替休日などを管理します。

欠勤日とは、労働義務のある日なのに全く勤務していない日のことで、従業員の勤務に対する意欲・姿勢を表すバロメーターの一つとも考えられます。
欠勤日は、ノーワークノーペイの原則により、欠勤控除として賃金から差し引くことが認められています。

始業・終業時刻、労働時間、休憩時間

従業員が何時から何時まで働いてどれくらい休憩を取ったのか、労働日ごとの正確な労働時間を管理することで正しい賃金計算が可能となります。

適正な賃金算定のため、始業・終業時刻は1分単位で管理することが求められます。
始業・終業時刻を管理することで、遅刻・早退の有無も把握でき、先述の欠勤や遅刻・早退が多い従業員に面談や業務指導などの対策を講じることができます。

労働時間とは、従業員が企業の指揮命令下にある時間のことです。
手待時間など、企業の明示または黙示の指示により、労働者が業務に従事する時間も労働時間に当たるとされています。

労働時間に該当するとされているもの
  • 参加することが業務上義務づけられている研修や教育訓練の受講
  • 企業の指示により業務に必要な学習を行っていた時間
  • 着用を義務付けられた所定の服装への着替えなどの準備行為
  • 業務終了後の清掃など業務に関連した事業場内での後始末

労働基準法により、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩時間を、労働時間の途中に与えるよう定められています。
休憩時間は、賃金の計算だけでなく法令遵守の観点からも適切に管理することが求められます。

時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間

時間外や深夜業、休日出勤の労働時間には、それぞれ異なる割増率の割増賃金を支払う必要があり、正確に時間を把握しなければなりません。

時間外労働と休日労働に関しては、「時間外・休日労働に関する協定届」いわゆる36協定を労使で締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。

時間外労働時間とは、1日8時間・週40時間の法定労働時間を超えた労働時間です。
働き方改革により、時間外労働時間の上限が規制され、特別条項付き36協定にも限度時間が定められました。
時間外労働時間には、基礎賃金の25%以上を上乗せした割増賃金を支払い、月60時間を超える時間外労働には、50%増し以上の賃金の支払いが必要です。

深夜労働時間とは、22時から翌朝5時までの深夜労働として扱われる時間における労働時間です。
深夜労働には、割増賃金率25%以上が適用され、深夜労働かつ時間外労働である場合には、25% + 25%=50%以上の割増賃金を支払います。

休日労働時間とは、法定休日(週1日あるいは4週間につき4日以上)に出勤・勤務した労働時間です。
休日労働には、35%以上の割増賃金が必要で、休日労働かつ深夜労働となる場合、35% + 25%=60%以上の割増賃金率が適用されます。

有給休暇

働き方改革により、年次有給休暇の年5日取得と有給休暇管理簿の保存が義務化され、法令遵守のためにも有給休暇をきちんと管理する必要があります。

勤続期間6か月と出勤率80%以上の条件を満たすことで、全ての従業員は年次有給休暇を取得でき、企業は、付与日数が年10日以上の従業員に対して年次有給休暇を取得させる義務を負います。

パート・アルバイトなどの短時間労働者には所定労働日数に応じて有給休暇が比例付与され、付与日数が年10日以上であれば、同じく取得義務の対象となります。

誰に・いつ・何日の有給休暇が付与され、誰が・いつ・何日の有給休暇を取得したか、適切に有給休暇が公平に取得できているか、有給休暇なのに欠勤扱いになっていないか、正確に記録・管理しなければなりません。

勤怠管理の方法

適正な勤怠管理のために

勤怠管理で記録・管理すべき項目は多く、それぞれの項目が相互に関連し合っているため、全てをまとめて管理していく必要があります。

勤怠管理の方法にはどのようなものがあるのでしょうか?

手書きの出勤簿

手書きの出勤簿による管理では、出勤・退勤時刻、残業時間、休憩時間、遅刻、早退、休暇の取得など、あらゆる勤怠情報を用紙に書き込んで記録します。

全ての勤怠記録を1枚の用紙にまとめて管理できる利点はありますが、従業員の自己申告による労働時間が正しいかどうか企業側で確認して判断することは難しく、虚偽の申告など不正行為が行われたりサービス残業がまかり通ってしまう問題があります。

企業は、従業員に対して適正に記録するよう周知・指導したうえで、適宜実態調査を行う必要があります。
自己申告の労働時間に上限を設けたり、36協定を超えた労働時間を記録上守られているように申告させるなど、従業員の適正な自己申告を阻害していないかチェックします。

また、出勤簿を回収した後でないと全勤怠の記録内容の確認ができず、その後の短期間に集計作業が集中してしまいます。
手書きの出勤簿では、記録は元より集計についても手作業で行う必要があり、人件費の増加や人的ミス発生のデメリットもあります。

エクセル

エクセルによる管理では、計算式を設定したセルに、従業員が出勤・退勤の時刻などを入力することで、自動的に労働時間を計算して記録します。

始業・終業時間を入力するだけで労働時間や残業時間が自動計算でき、給与の計算式も組み込めるため、勤怠記録から給与計算までの作業時間を短縮することが可能です。
すでに組み込まれた計算式を利用するので、実際の出退勤の管理や労働時間・残業時間の計算は、エクセルの基本操作が分かれば誰にでもできるというメリットがあります。

インターネット上には無料のテンプレートが種類豊富にあり、エクセルがインストールされたパソコンであれば、実質0円で手軽に導入することができます。

デメリットとしては、計算式に間違いがあると集計や給与計算もそのまま誤ったものになり、残業代など賃金の未払いが発生してしまうリスクがあります。

基本的に入力操作は従業員任せになるため客観的な記録とは言えず、エクセルの改ざんや不正申告が起こる危険もあります。

多様化する雇用形態に対応させるには集計などの計算式が複雑となり、従業員が多くなると表計算エラーが頻発したり、入力ミスによるエラーで余計に手間取るなど、エクセルでの管理にはいずれ限界が訪れます。

タイムカード

タイムカードによる管理では、タイムレコーダーに専用のタイムカードを差し込んで出勤・退勤時刻などを記録し、従業員ごとに1ヶ月分の勤怠を1枚のカードで管理します。

タイムレコーダーを購入してタイムカードを補給するだけで運用でき、打刻の操作もシンプルなので誰でもすぐに使用できるメリットがあります。

デメリットは、打刻ミスや打刻時間の確認やタイムカードの回収・集計に手間がかかってしまうことです。

集計作業に時間がかかれば人件費もかさみ、手作業であるため人的ミスが出る可能性もあります。
従業員が多くなるほどタイムカードを補充するコストがかさみ、保管スペースを確保しなければならない課題も出てきます。

また、タイムレコーダーは事業所に設置しての利用に限られるため、営業職などの直行直帰や出張、テレワークなどの社外勤務が多い職場では打刻することができず、別途自己申告が必要となり、さらに作業が煩雑になるというデメリットもあります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムによる管理では、専用の打刻機あるいはWebブラウザで出勤や退勤時間を打刻・記録し、システム上で勤怠状況をリアルタイムに管理します。

ITの活用により人の手で行っていた作業をシステムに任せ、打刻から集計、分析までを一貫して管理することができます。

従業員の勤務時間や休暇取得の状況がリアルタイムに可視化され、労働時間が多くなっている従業員に対してタイムリーに対応できるというメリットがあります。
手作業でおこなっていた業務が簡略化され効率的になることで、勤怠管理業務の時間短縮やバックオフィスの人員削減も可能となります。

デメリットは、自社でシステムを構築する自社運用型(オンプレミス型)では、導入・運用の金銭的なコストが高くなることです。
自社運用型は、サーバーの運用・管理やシステムのアップデート、法改正への対応などを自社で行わなければならず、導入や保守をスムーズに行えるシステムに詳しい従業員が必要となり、金銭面・人材面で比較的ゆとりのある大規模な企業でないと導入が困難です。

対するクラウド型は、サーバーなどの環境を自社で用意する必要がないため、自社運用型と比較して費用は格段に安く抑えられ、中小企業でも導入がしやすいです。

導入・運用の費用を極力抑え、システムに詳しくない従業員でも気軽に操作できる利便性などから注目されているのが、クラウド型の勤怠管理システムです。

クラウド勤怠管理システムとは

クラウド勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻、休憩時間、残業時間などの勤怠情報を、インターネットを通じてクラウド上で管理するシステムです。

勤怠データは自動的にバックアップされ、クラウドサーバー上で安全に保管されています。 予期せぬ自然災害や火災などで万が一自社で保存しているデータが破損した場合でも、クラウドに保存したデータから復旧が可能です。

また、法改正や就業規則の改定などで勤怠の管理・集計のルールに変更が生じた場合でも、サービスのバージョンアップなどにより簡単に対応できます。

クラウド勤怠管理システムによって、勤怠管理担当者の手間や人件費を減らしながら、リアルタイムな勤怠情報を正確に把握できるようになります。

クラウド勤怠管理システムのメリット

クラウド勤怠管理システムを導入するメリット

クラウド勤怠管理システムには大きく5つのメリットがあります。

多様な働き方にフィット

クラウド勤怠管理システムは、様々な雇用形態・勤務体系に対応しており、柔軟できめ細かな管理が可能です。

所定労働時間、休憩時間、残業時間、変形労働制、フレックス、勤務間インターバルなど、企業の就業規則や36協定に沿った設定を行えます。

管理者は、従業員ごとに細かい労働条件を設定できるので、シフト制や変形労働時間制、テレワークなどの多様な働き方にも対応できます。

また、クラウド勤怠管理システムは、インターネットが使える環境であれば、時間・場所を問わず利用することができるので、社外でモバイル端末から打刻したり、社外のパソコンでも管理画面にログインすれば勤怠データを修正することが可能です。

直行直帰や出張、社外での研修、在宅勤務などテレワークの勤怠管理も容易になります。

業務を効率化できる

クラウド勤怠管理システムを利用することで、効率的に勤怠管理業務を行うことができます。

システムが人に代わって大量の作業を迅速かつ正確に処理することで、管理者の負荷を軽減し、人的ミスをなくします。

システムで打刻されたデータは、即座にクラウドサーバーで保存・共有され、「誰が・何時から何時まで・どれだけ働いたか」をリアルタイムに把握でき、複数の勤務地も多数の従業員も一括で管理することが可能です。

クラウド勤怠管理システムでは、勤怠データは日々リアルタイムに自動集計されるので、任意のタイミングで勤怠情報の確認・修正が可能で、締め日後に集計業務が集中することもなくなります。

給与システムと連携できるシステムが多くあり、給与ソフトへ転記する手間も入力ミス・計算ミスのリスクもなく、勤怠管理から給与計算までの流れがスムーズで、作業時間の短縮になります。

コストの削減

クラウド勤怠管理システムは、初期費用やランニングコストが安価なプランも多く、作業時間の短縮により残業代などの人件費を削減することができます。

システム導入の際の初期費用は無料となっているシステムが多く、初期にかかる費用としては打刻機のみで、手持ちの打刻機が使えたり無料レンタルが可能な場合は導入費用はかかりません。
利用人数や使える機能に制限はあるものの、システム利用料が無料のサービスもあります。

クラウド勤怠管理システムは、自社でサーバーを準備する必要がないため、サーバーの保守・運用費用も不要です。
システム利用のための社内エンジニアも必要ないので、その分の人件費もかからなくなります。

勤怠記録をクラウド上に保管することで物理的な保管スペースを確保する必要がなくなり、出勤簿やタイムカードに必要な用紙・インクなどの消耗品や収納ファイルなどの備品にかけていた費用も削減できます。

不正防止

クラウド勤怠管理システムなら、改ざんや不正打刻などの不適切な行為を抑制することができます。

管理画面から打刻時間の入力・修正を行うとデータの表示色が変更されるシステムでは、通常の打刻との違いが一目で分かるため改ざんの抑止にもなります。
誰が入力・修正を行なったか記録が残る、そもそも特定の管理者しか入力・修正が行えない、といった機能も改ざんを予防できます。

また、ICカードで打刻するシステムは、交通系ICカードや携帯電話など本人が常時携帯しているものを登録して使用するため、ほかの従業員による代理打刻を防止します。
指紋や指静脈など生体認証タイプのシステムであれば、本人以外の打刻は出来なくなります。

GPS機能を活用したモバイル打刻(GPS打刻)では、GPSで位置情報を取得することで「誰が・いつ・どこで」打刻したのか打刻位置の確認もできます。
打刻を許可する範囲を指定して許容範囲外での打刻を受け付けないシステムもあります。

クラウド勤怠管理システム導入時の注意点

メリットの多いクラウド勤怠管理システムですが、ただ導入するだけではその恩恵を受けることはできません。

従業員の働き方に合うか

どんなに優れたシステムであろうと、従業員の働き方に合っていなければ意味がありません。

正社員・パートタイム従業員など雇用形態によって勤務時間や給与形態はバラバラで、変形労働時間制やフレックスなど勤務体系によって労働時間の集計も異なります。

多様な働き方への対応が求められている今、一日複数回出勤や時差出勤、テレワークなど多岐にわたる就業形態についても柔軟に管理できるシステムが必要です。

導入後のコスト

クラウド勤怠管理システムを導入する際には、初期費用だけでなく、導入した後にかかる費用についても考慮します。

月額費やメンテナンス費などの運用コストは、サービスを利用し続ける限り発生します。
5年10年の長期運用を想定し、対費用効果がどれくらい見込めるか、長期的な視点で検討することが大切です。

サポート対応が有料だったり、追加したい機能が有料オプションだったり、と導入後に思わぬコストが発生する場合もあるので、事前にしっかり確認しておく必要があります。

システムの操作性は良いか

導入するからには、従業員も勤怠管理者も給与計算担当者も総じて使いやすいシステムであることが重要です。

新人でも年配の従業員でも打刻しやすいシステムなら、操作説明や慣れるまでのサポートに費やす労力を抑えられ、スムーズに打刻できれば現場の従業員に定着しやすくなります。

日々の勤務状況や残業時間が即座に反映され、エラーや修正箇所が一目見るだけで分かるシステムであれば、勤怠管理者はリアルタイムな勤怠データの中から必要な時に必要な情報を取り出せます。

勤怠データが自動で集計され、給与システム・給与ソフトとの連携も可能なシステムは、給与計算担当者の作業負担を軽減させ、素早く正確な賃金算定を可能にします。

サポート体制は

勤怠管理システムを導入する際、充実したサポート体制はシステム運用の心強い味方になります。

いつ何時サポートを必要とするか分からないので、無料で様々なサポートを受けられるサービスがおすすめです。

メールでのサポートか、電話サポートはあるか、サポート対応の時間はどれくらいか、どこまでサポートしてもらえるか、といった事柄をチェックしておきましょう。

運用に関する相談や操作説明、就業ルールに沿った設定のサポートなど、初期設定の段階から迅速かつ親身に対応してくれるサービスであれば、初めてのシステム化でも安心です。

まとめ

管理監督者も含めて適正な労働時間管理をすることが法令により義務化され、企業はその規模の大小を問わず、勤怠管理による正しい労働時間の把握が火急の課題となっています。

クラウド勤怠管理システムは、客観的かつ効率的な勤怠管理の手段として注目を集めています。

労働時間の短縮と同時に生産性の向上が求められる中、ただ勤怠管理をシステム化すれば良いというものではありません。

企業の就業規則など勤怠管理における必要事項を満たしたうえで、給与計算・従業員の健康管理・コンプライアンス遵守に適した機能を備え、利用する従業員・勤怠管理者・給与計算担当者それぞれにとって利便性のあるシステムを導入し運用していくことが重要です。

多くのクラウド勤怠管理システムでは、導入前の無料トライアルが実施されています。
無料お試しで打刻機やシステムを実際に操作し、必要な機能や使い勝手を比較・検討することで、自社の就業規則や従業員の働き方にぴったり合うサービスを見つけられるでしょう。

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