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テレワークとは?メリットと注意点、労務管理のポイントは?

2020年05月12日

テレワーク/リモートワーク

2019年4月から働き方改革関連法が順次施行され、企業は雇い方の変革を求められています。

様々な働き方改革の取り組みの中、新しい働き方の選択肢としてテレワークがあります。

2020年3月頃からは新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、従業員の感染予防の目的でさらに注目を集めています。

そこで本記事では、ワーク・ライフ・バランスの実現に向け需要が高まるテレワークについて、労務管理の観点からわかりやすく解説します。

テレワークとは

テレワークの意味

テレワークとは、テレ(tele=離れたところ)とワーク(work=働く)を組み合わせた言葉で、会社から離れた場所で仕事をすることを指します。

これまでは会社に出社して勤務することが当たり前とされていましたが、ITツールを利用することでオフィスなど固定された勤務地から離れ、自宅やカフェなど自由な場所で働くことが可能になりました。

テレワークとは、より正確には「ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」を意味します。

リモートワークとノマドワーク

テレワークと似た用語にリモートワークやノマドワークといったものもあります。
意味はほとんど同じですが、言葉のイメージによって使い分けられている印象です。

リモートワークは、リモート(remote=遠隔・遠い)とワークの二語を合わせた造語で、IT系・Web系の企業やベンチャー企業で多く使われている呼び方です。
対するテレワークは、国や自治体のほか行政機関などでよく使われる呼称で30年以上の歴史があります。

ノマドワークは、ノマド(nomad=遊牧民・放浪者)とワークを組み合わせたもので、時間や場所に囚われない働き方を表す言葉として、インターネットの急速な発展に伴い注目され始めた比較的新しい用語です。

テレワークの種類

テレワークには大きく分けて3つの形態があります。
「在宅勤務」、「モバイルワーク」、「施設利用型勤務」の3種類です。

「在宅勤務」
在宅勤務とは、従業員が会社に出社することなく自宅で就業する働き方のことです。
主にパソコンなどのIT機器を使用した業務を行い、電話やメール・チャットツールなどで会社との連携を図ります。
部分在宅勤務という形態もあり、一日の勤務時間の一部を自宅で行う、一時的にオフィスに出勤する、など業務内容に応じて柔軟に取り入れることができます。

「モバイルワーク」
モバイルワークとは、交通機関で移動中の車内や顧客先などで仕事をする働き方です。
オフィスに縛られず就業場所も選ばないので、ノートパソコンやタブレット・スマホなどの携帯端末を使用していつでもどこでも業務を行えます。
営業職など外回りの多い職種では、場所の制約なく仕事ができるため生産性の向上が期待できます。

「施設利用型勤務」
施設利用型勤務とは、自社のテレワーク用オフィスや共同利用の施設で働く勤務形態です。
サテライトオフィスやスポットオフィスなど、自社や自社グループ専用のオフィススペースで働く専用型と、シェアオフィスやコワーキングスペースなど、共同利用の施設で就業する共用型があります。
自宅環境が就業に不向きでも、これらの施設を利用することで通勤負担の軽減や業務の効率化が可能です。

リモートワークには厳密な区分はありませんが、テレワークと同様の形態をとるとみて良いでしょう。

テレワークはオフィスワークと比べて自由度の高い働き方であり、導入することで企業と従業員それぞれに様々なメリットがあります。

テレワークのメリット

テレワーク

人材確保・離職予防

働く場所が限定されないテレワークは、従業員の住む場所を選ばない働き方でもあります。

会社のオフィスに限られた勤務では、通勤可能なエリアに居住することが前提となっており、求職者の選択肢を狭めてしまったり、配偶者の転勤に伴って遠方へ転居する従業員は離職せざるを得ない状況になってしまいます。

また、育児や介護などで長時間家を離れることが難しい人、病気や障がいなどの理由でオフィスへの出社が困難な人など、能力・スキルがあり就労意欲もあるのに、勤務地が固定であるがゆえに就労が困難になっている人材もいます。

テレワークによる遠隔地の勤務を可能にすることで、地理的な制約を受けることなく優秀な人材を確保できるようになります。

また、テレワークで毎日の通勤が不要となり、従業員は満員電車や交通渋滞によるストレスから解放され、削減された通勤時間を家族と過ごす時間や余暇にあてられることで、従業員のメンタルヘルスにも良い効果があるでしょう。

直接的に人と接する時間が少なくなるため、風邪やインフルエンザなどの感染症予防にもなり、従業員の健康を守ることにも繋がります。

ワーク・ライフ・バランスを実現するテレワークは、将来有望な人材を新たに確保し、優秀な人材の流出を予防するメリットがあります。

業務の見える化・効率化

テレワークによって、業務分担や作業工程の最適化を図り、業務を効率化することができます。

インターネットを介する情報共有ツールなどの活用により、ペーパーレス化や業務内容の「見える化」がなされ、生産性の向上を促進します。

成果だけでなく業務の進捗状況も「見える化」することで、上司は進捗管理などのマネジメントを行いやすくなり、従業員が業務に取り組んだプロセスも評価対象にすることが可能で、従業員の仕事に対するモチベーションの向上も期待できます。

また、会社から離れて働くので、同僚との世間話や形だけの会議などに阻害されなくなります。
予定外の打ち合わせや会議などで業務を中断したり雑談に気をとられることなく業務に集中して取り組むことができ、1日の労働生産性を向上させることができます。

モバイルワークを行う営業職の場合、オフィスを経由せずに家から訪問先へ直行することで時間の節約にもなり、適宜どこからでも業務を行えるので顧客優先の対応も可能となり、顧客満足度をアップさせる効果が期待されます。

コスト削減

テレワークによって、備品や消耗品、水道光熱費などの経費を削減することができます。

個々の従業員の執務スペースが不要となるので、机・イス・キャビネットなどの備品を購入する必要がなくなり、オフィスに出社する従業員が減るので、トイレや冷暖房・照明などの水道光熱費も削減できます。

業務に必要な資料や書類もデータ化・ペーパーレス化することで、保管スペースの確保や印刷コストも不要となり、用紙やインクなど消耗品の費用を抑えられます。

オフィスへの通勤が不要となるので、移動時間や交通費の削減にもなります。

従業員にとって働きやすい環境づくりができれば企業からの離職を防止し、求人・採用や人材育成にかかるコストを低減できます。

非常時の事業継続性

テレワークで就業場所が散らばることでリスクを分散し、非常時でも事業の継続が可能です。

テレワークを導入していれば、自然災害などが発生した場合でも従業員は自宅などで業務を続けることができ、緊急時でも企業は事業を継続または素早く復旧して事業利益の損害を最小限に食い止めることが可能です。

地震や台風などで交通網が麻痺していたとしても、無理に通勤する必要がないため従業員の生命を守ります。

また、新型コロナウイルスや新型インフルエンザなどのパンデミック(感染症の世界的大流行)が発生したときには、他人との接触が極力避けられることで感染拡大の防止にもなり、従業員が危険な感染症に罹患するリスクを抑えます。

社会的評価・イメージ向上

テレワークを導入することで、多様な働き方を受け入れる企業として社会的に評価されます。

社内の従業員に対しては、一人一人が働きやすい環境をつくることで、従業員のモチベーションの維持・向上を促します。

対外的には、ワーク・ライフ・バランスの実現を推進し従業員を大切にする企業として認知され、企業のブランドイメージの向上にもなります。

以上のように、企業にとっても従業員にとってもメリットの多いテレワークですが、その導入にあたって注意すべき点が4つあります。

テレワーク導入時の注意点

導入目的と実施範囲の明確化

テレワークを導入する際にまず注意すべきことは、テレワークの導入目的と適用範囲を明確にすることです。

テレワークに限らず、何か新しいことを企業で取り入れようとする場合、目的がはっきりしないまま形だけ導入したのでは、結果の良し悪しも判断できず、曖昧な運用で効率化どころかかえって事態を悪化させてしまいます。

テレワークの導入はゴールではありません。

テレワークを導入することでどのような効果を得たいか、その目的を明らかにして社内で共有し、経営者と従業員が共通の理解をもってテレワークに取り組むことで、期待する効果を得られるようになります。

また、テレワーク実施の対象となる従業員と業務内容の選定も重要です。

テレワーク勤務をする従業員を選ぶ際には、職種やライフステージなどを踏まえたうえで、対象の基準を明確に設定して従業員の理解を得られるようにします。

テレワークを実施する業務は、資料作成やデータ入力などの個人作業だけでなく、情報共有ツールやコミュニケーションツールなどのITツールを整備することで、対象業務の範囲を広げることができます。

テレワークの導入目的に応じた実施範囲の選定と準備が、テレワークを成功に導くカギとなるのです。

法令遵守・規則の整備

テレワークの場合にも労働基準法など労働関連の法律は適用されるので、法令遵守の徹底にも注意が必要です。

就業規則には、テレワークに関して「テレワーク勤務を命じることに関する規程」、「テレワーク勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規程」、「通信費などの負担に関する規程」を定めておかなければなりません。

テレワークに関する規程を作成・変更した際は、所定の手続を経て労働基準監督署に届け出る必要があり、就業規則の作成義務がない会社でも、テレワーク勤務の上記規定に関して労使協定を結んだり労働条件通知書で従業員に通知しなければなりません。

テレワークにおける労働基準法の遵守に関連して、在宅勤務なら従業員の自宅を就業場所として明示し、「業績評価・人事管理等の取扱い」と「通信費・情報通信機器等の費用負担」および「社内教育の取扱い」について就業規則に規定し、労働時間を適切に把握する必要があります。

また、オフィスワークの従業員と同様にテレワークで働く従業員の健康を確保するため、雇入時や定期の健康診断、長時間労働者に対する面接指導、ストレスチェックや安全衛生教育を行うことが求められます。

セキュリティ対策

テレワークでは、その特性からオフィス勤務より高いレベルのセキュリティ対策が必要となります。

端末や記録媒体の紛失・盗難、のぞき見・通信内容の盗聴、公共のWi-Fiによるウイルス感染など、テレワークには様々なセキュリティリスクが付きまといます。

このようなセキュリティリスクに対して、VPN(バーチャルプライベートネットワーク)やセキュリティ対策ツールを導入したり、機器・データの持ち出しについて社内ルールを規定するなどの対策が求められます。

技術的な対策も必要ですが、セキュリティリスクに対する従業員の理解とセキュリティ意識が重要であり、従業員に対する情報セキュリティ教育を疎かにしては、企業のセキュリティレベルは向上しません。

従業員の情報セキュリティ意識を高めたうえで、企業のルールを徹底し、さらに技術的ツールを用いることで、高いレベルのセキュリティ対策が可能となります。

労務管理

テレワークも労務管理が必要であり、管理監督者の目の届かない就業状況を適正に管理することが求められます。

テレワークの労務管理は、労働時間を把握するための勤怠管理、業務時間中の在席状況や業務状況を把握するためのプレゼンス管理(在席管理)、業務遂行状況を把握するための業務管理の3つの観点で行われます。

「勤怠管理」
勤怠管理では、従業員の勤怠状況を管理するため、始業・終業報告や記録方法をあらかじめ定めておき、Eメール・電話・勤怠管理システムなどのツールを活用した適正な管理が求められます。
育児や介護などでテレワークを実施している従業員は、やむを得ない事情により業務を中断しなければならない可能性もあるため、労働時間の管理方法や情報共有のルールを徹底することが重要です。

「プレゼンス管理」
プレゼンス管理では、在席管理ツールを利用することで、リアルタイムに業務の進捗状況などを管理することができ、サボリ対策と業務プロセスの評価材料にもなります。
ただし、プレゼンス管理はあくまでマネジメントであり、従業員のモチベーションを下げる「監視」にならないよう注意が必要です。

「業務管理」
業務管理では、スケジュール管理ツールやワークフローなどを使うことで、業務の進捗を可視化し、他の従業員とのワークシェアリングや上長の日々の業務管理が行いやすくなります。
ネットワークを利用したツールであれば、スケジュールの可視化だけでなく遠隔の従業員間で共有することも可能となり、オンラインでのやり取りになればペーパーレス化でコストも削減します。

職種や業務内容によって、プレゼンス管理と業務管理は不要となる場合もありますが、勤怠管理はいずれのテレワーク形態においても必須の労務管理です。

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」の中でも、「使用者は労働時間を適正に把握するなど、労働時間を適切に管理する責務を有している」とされ、テレワークも例外ではありません。

しかし、テレワークは遠隔の勤務であるため、通常のオフィス勤務の場合と比較して勤怠管理が難しいという問題があります。

テレワークの勤怠管理が難しい3つの課題

勤怠管理の課題

物理的距離で勤務状況が見えない

テレワークでは、従業員がどれだけ働いているか、管理者は直接その目で確認することはできません。

テレワークで物理的に離れている従業員が何時から何時まで働いたのか、同じオフィスに出社して出退勤の確認ができるオフィスワークと異なり、正確な出勤状況を把握することは困難です。

管理者は、自宅やカフェなど様々な場所で働く従業員の勤怠を遠隔で管理しなければならず、フレックスタイム制などを導入していれば始業・終業時間もまちまちで、労働時間の適正な管理がより難しくなります。

毎月の締め日に始業・終業・休憩時間などの勤怠情報を一括で事後報告させることも可能ですが、抜け漏れなどミスの確認や集計作業に手間取ることを考えると効率的とは言えません。
また、日々の勤務で都度メールや電話で勤怠を報告するのは、管理者にとっても従業員にとっても大きな負担となってしまいます。

時間外労働、休日出勤の管理

テレワークも、オフィス勤務と同様に時間外労働や休日出勤の管理が必要です。

テレワークの業務に集中できるというメリットは、休憩を取り忘れたり残業しすぎるなど、知らず知らずオーバーワークになってしまうデメリットもあわせ持っています。

また、深夜のテレワークであれば深夜手当を、時間外労働や休日出勤にも割増賃金を支払う必要があるので、それぞれの時間を正確に把握しなければなりません。
適正な報酬を支払い過重労働を防止するためにも、時間外労働や休日出勤の適正な管理が求められます。

有給休暇の管理

テレワークの従業員にも有給休暇を取得させる義務があり、有給休暇の適切な管理が必要です。

2019年4月からの労働基準法改正において、企業は年5日の有給休暇を該当の従業員に取得させる義務が定められました。(中小企業も2020年4月から適用されています)

テレワークで勤務する従業員は雇用形態も就業時間も様々なので、有給休暇の付与日数や更新日などもバラバラです。

有給休暇取得の義務も管理する必要があるため、従業員がきちんと有給休暇を取得できているか、取得日数などを正しく管理して取得状況をチェックしなければなりません。

これらテレワークの勤怠管理における3つの課題を解決するツールとして期待されるのが、クラウド勤怠管理システムです。

解決策として注目されるクラウド勤怠管理システム

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、出退勤や残業時間、休暇などの勤怠を一括で管理するITツールです。

個々の従業員の勤怠情報を「見える化」し、蓄積・集約された情報は企業の貴重なデータ資産にもなります。

勤怠管理をITシステム化することで、管理担当者だけに業務が集中・依存する属人化を防ぎ、業務プロセスが効率化されてコストを削減できます。

管理者の手作業による管理と比べ、勤怠管理システムではリアルタイムな時間管理が可能で、より正確で迅速な処理がなされ、集計や分析にかかる手間も少なく人的ミスが減少します。

給与システムとも連携できるので、転記などの手間は不要となり給与計算のミスも防げます。

このような勤怠管理システムをインターネット上で利用できるサービスがクラウド勤怠管理システムです。

クラウド勤怠管理システムの強み

クラウド勤怠管理システムは、時間・場所を選ばないリアルタイムな管理が可能です。

クラウド勤怠管理システムはインターネットに接続することで、従業員も管理者も時間・場所の制限なく利用でき、個々の勤怠情報はクラウド上で集約・共有され、多数の拠点を持つ大企業でもデータを一元管理できます。

従業員ごとの異なる労働条件も細かく設定できるので、テレワークなどの多様な働き方にも柔軟に対応できます。

法令の改正や就業規則などの改訂による変更があっても、クラウド勤怠システムなら簡単に対処でき、管理がスムーズです。

データは自動的にバックアップされるので日々のバックアップ作業は不要となり、非常時でもデータは安全に保護されます。

テレワークに最適なクラウド勤怠管理システムの特徴

クラウドでリアルタイム管理

テレワーク勤務の時間・場所がバラバラでも、従業員の勤務状況をリアルタイムに確認できます。

テレワークの従業員は、インターネットに接続できる機器ならパソコンでもスマホでも勤怠の打刻ができ、テレワークの管理者は、いつでもどこでも打刻情報のチェックと修正が可能です。

フレックスタイムや業務の中断・中抜けなどに対応しているシステムもあります。

打刻・修正された勤怠データは即座にシステムに反映され、クラウド共有でリアルタイムに管理できます。

日々の労働時間や休憩時間などが自動で集計されるので、テレワークの煩雑な勤怠管理は簡単になります。

残業時間や休日出勤の管理もラク

テレワーク勤務する従業員の残業時間や休日出勤もタイムリーに把握できます。

働きすぎの従業員はいないか、労働基準法などの違反はないか、リアルタイムな勤怠管理でテレワークの時間外労働や休日出勤も素早く確認し、法令違反となる前に迅速に対処することが可能です。

アラート機能が備わっているシステムであれば、事前のアラートにより業務量の調整やワークシェアリングなどのマネジメントを能動的に行えます。

また、申請機能のあるシステムでは、残業や休日出勤をシステム上で事前申請させることで、それらが必要な理由・目的を明確にし、余分な残業や休日出勤を抑制します。

有給休暇の管理も簡単

有給休暇の自動付与や取得日数の自動カウントで、テレワークの煩雑な有給休暇管理も簡単です。

クラウド勤怠管理システムであれば、テレワークの様々な雇用形態・就業時間に応じた有給休暇設定が可能で、従業員ごとにバラバラな有給休暇の付与日数や更新日などを細かく設定できます。

また、有給休暇の取得日数や残日数が自動でカウントされるシステムもあり、保管が義務化されている有給休暇管理簿も自動で作成されるものが多いです。

以上のように、クラウド勤怠管理システムを活用することで、テレワークの勤怠管理で難しいとされる課題を解決することが可能となります。

まとめ

今回は、テレワーク とはどのような働き方か、導入のメリットと注意点について紹介し、労務管理の中でも不安視される勤怠管理に関して、課題とその解決策となるクラウド勤怠管理システムについて解説しました。

テレワーク とは、時間や場所に囚われない自由度の高い働き方であり、働き方改革が推し進められる今の時代に有用な選択肢のひとつです。
導入のメリットを活かすためにも、経営者と従業員の理解と協力が大切です。

また、テレワークの勤怠管理は、業務のITシステム化が課題解決のカギとなります。
中でもクラウド勤怠管理システムは、テレワークに限らず多様な働き方に対応できる機能を持つものが多くあります。

従業員のワークスタイルや今後取り入れたい制度にマッチしたシステムを導入することで、テレワークをはじめとする新しい働き方を全社一丸となって推進することができるでしょう。

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