勤怠管理とは？コンプライアンスの観点から解説

労働時間の適正管理

労働基準法において、 労働時間は１日８時間以内かつ週40時間以内 と定めており（ 法定労働時間 ）、 休日は週１日以上または４週間で４日以上 を与えるように定めています。

厚生労働省のガイドラインにおいて、企業は「労働時間を適正に把握するなど、労働時間を適切に管理する責務を有している」とされ、 正しい勤怠管理は企業の義務 であると言えます。

タイムカードやIＣカード、パソコンの使用時間のログといった 客観的な記録をもとに、従業員の勤怠を記録・管理 しなければなりません。

フレックスタイム制では、法定労働時間の総枠は清算期間全体で週平均40時間と決まっています。フレックスタイム制の場合でも、企業は従業員の労働時間を正確に管理する必要があります。
高度プロフェッショナル制度では、労働基準法の労働時間の規定は適用されませんが、制度を運用する上で、対象の従業員に対する健康管理時間の把握や休日の管理が必要とされています。

時間外労働・休日労働

労使で締結した「 時間外・休日労働に関する協定届 」いわゆる 36協定 を所轄の労働基準監督署へ届け出なければ、時間外労働および休日労働をさせることはできません。

時間外労働時間とは、法定労働時間を超えた労働時間のことを指します。
働き方改革により、時間外労働時間の上限が規制され、特別条項付き36協定にも限度時間が定められました。

原則
時間外労働上限：月45時間以内かつ年360時間以内

時間外労働時間には、基礎賃金の25％以上を上乗せした割増賃金が支払われますが、 月60時間を超える時間外労働 には、さらに25％を上乗せした 50％以上の割増賃金 の支払いが必要です。
中小企業も2023年４月に義務化 となります。

すべての従業員が上限時間を超過していないかチェックしつつ、適正な割増賃金額を算出しなければなりません。そのためにも、時間外労働と休日労働の時間を正確に把握する必要があります。

有給休暇

2019年４月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対して、企業は 年５日の有給休暇を取得させることが義務化 されました。

雇入れの日から 6か月間の継続勤務と8割以上の出勤 で年次有給休暇が付与され、管理監督者や有期雇用の従業員も例外ではありません。
パートなど所定労働日数が少ない従業員については、所定労働日数に応じた日数が 比例付与 されます。

有給休暇の年５日取得義務は、雇用の正規・非正規を問わず、 年10日以上の年次有給休暇が付与されるすべての従業員が対象 です。

企業は、年次有給休暇を取得した従業員に対して、賃金の減額や有給取得日を欠勤とするなどの 不利益な取扱いをしてはならず 、原則として従業員が希望する時季（取得日）に有給休暇を取得させなければなりません。また、従業員ごとに 有給休暇管理簿を作成し、5年間保存 する必要があります。

多様な働き方に対応した勤怠管理ができる

クラウド勤怠管理システムは、様々な雇用形態・勤務形態に対応し、企業の 就業規則や36協定に沿った柔軟な勤怠管理 を行えます。

従業員ごとに細かい労働条件を設定できるので、正社員や契約社員、派遣社員、パート・アルバイトなど異なる雇用形態の管理もスムーズです。
また、クラウド勤怠管理システムなら、シフト制、変形労働制、フレックスタイム制などの勤務形態にも対応できます。直行直帰や出張の多い従業員や、テレワーク中の従業員の勤怠管理も簡単になります。

クラウド勤怠管理システムは、インターネットが使える環境であれば時間・場所を問わず利用できるので、働き方改革などでニーズの高まっている 多様な働き方を取り入れることが可能 となります。

リアルタイムな勤怠を確認できる

クラウド勤怠管理システムの打刻データは、すぐにクラウドに保存・共有され、 誰が・何時から何時まで・どれだけ働いたか をリアルタイムに把握できます。

出勤・退勤時刻などの打刻を１分単位で記録します。
管理者は、従業員の勤務状況をいつでも確認でき、労働時間が多くなっている従業員に対してタイムリーに対応できるようになります。

アナログな管理方法では、月末など勤怠の締め日にならないと残業や休日出勤などの実態が把握できず、限度時間を超過していたことが後から判明したりと後手の対応しかできませんでした。

クラウド勤怠管理システムによって、勤怠データがリアルタイムに集計されることで、勤務の実態と打刻データに矛盾はないか、勤務時間は適切か、時間外の労働時間が多くないか、休日出勤は代休などで振り替えられているか、など 法令違反にならないよう適宜チェックすることが可能 になるのです。

時間外労働を正しく管理できる

クラウド勤怠管理システムでは、日々の残業時間や休日出勤がデータとして可視化され、従業員一人一人の 時間外労働・休日労働の状況が一目で把握できる ようになります。

アラート機能 を搭載したシステムでは、法令や36協定で規定された上限時間をアラート通知の条件に設定することで、限度時間を超過する前に注意が促され、 長時間労働の抑制 につながります。

上限に達しそうな従業員を常にリアルタイムで把握できるので、残業時間が特定の人に偏らないよう、必要に応じて業務量を調整したり業務内容を分担するなど、従業員の 負担を軽減する対策を講じることが可能 です。

複雑な有給休暇もスムーズに管理できる

クラウド勤怠管理システムによって、 誰に・いつ・何日の有給休暇が付与され、誰が・いつ・何日の有給休暇を取得したか 、煩雑だった有給休暇管理がスマートになります。

有給休暇は、基準日や付与日数、有給更新日が従業員ごとに異なるのはもちろん、取得時季や取得日数、残日数も従業員によってバラバラです。

クラウド勤怠管理システムでは、基準日・付与日数・更新日を従業員ごとに細かく設定でき、 取得日数や残日数が自動計算 されます。

また、有給休暇管理簿が自動で作成されるシステムもあり、必要に応じてダウンロードや印刷ができるので、有給休暇管理簿の保管義務にもラクに対応できます。

勤怠の申請・承認がシンプルになる

クラウド勤怠管理システムには、オンラインで勤怠の申請・承認ができるサービスもあります。

紙ベースの申請・承認では、不正やミスが発生するリスクがあり、承認までに時間もかかっていました。
残業や有給休暇など勤怠の申請をクラウド上で行えるシステムであれば、ペーパーレス化により 申請・承認のフローが簡潔になり、コストも手間も削減 されます。

事前申請にすることで、残業の理由や有給休暇の取得状況を管理者が前もって把握できるので、適宜ワークシェアリングやスケジュール調整を行うなど、柔軟なマネジメントが可能となります。