もう一人現場の管理に苦労しない！最適の勤怠管理システムとは？

簡単な操作で誰でも打刻ができる

ボタンを押すだけ、などシンプルな操作で打刻できるシステムであれば、誰でも簡単に扱えるのでおすすめです。

高齢者などスマホの苦手な人にとって、アプリでの打刻はハードルが高く、システムの導入に抵抗を感じてしまいます。

そのため、高齢の従業員が多い企業の場合、スマホに不慣れな高齢者でも使いやすいシステムを選ぶ必要があります。

勤務状況をリアルタイムに把握できる

出勤・退勤などの打刻がすぐに反映され、リアルタイムな勤怠情報を確認できるシステムは多くあります。

ビルメンテナンス・清掃・警備・マンション管理などの業種では、従業員の遅刻や欠勤はクライアントとの信頼関係にも影響します。

遅刻や欠勤が発生したらすぐに必要な対応を取れるよう、責任者や管理者に通知が届くシステムの方が良いでしょう。

細かなスケジューリングに対応している

時給や残業手当・深夜手当、交通費などを、現場ごと・従業員ごとに細かく設定して管理できるシステムがおすすめです。

勤務の曜日・時間帯が決まっている固定シフトだけでなく、ローテーション勤務、ヘルプ・代務員勤務など、様々なケースに対応できるとなお良いです。

シフト人数に不足があるとアラートで知らせてくれるシステムであれば、配置もれの心配もなくスケジュールを作成しやすいでしょう。

集計データが給与計算ですぐに使える

勤怠の集計データと給与システムとの連携がスムーズだと、勤怠管理・給与計算の業務はより効率的になります。

「勤怠データの自動集計はされるが決まった形式でしかダウンロードできない」「給与計算で使うには手作業で編集しなければならない」というのでは効率が悪いです。

ダウンロードした集計データをそのまま給与システムへインポートするだけで作業が完了するような、余分な工程を挟まないで給与計算が行えるシステムであれば、担当者の負担も軽くなるでしょう。

自己申告で正確性に欠ける

一人現場の勤務報告は、基本的に従業員の自己申告です。直行直帰の従業員も多くいます。
本人以外に誰もいないような現場では、第三者による確認も取れないため客観性がありません。

虚偽の報告などの不正が起こり得る環境になってしまっており、クライアントや従業員との信頼関係にも影響します。

今現在の勤務状況が不透明

不正とまでは言わないまでも、多少の遅刻・早退が発生している可能性が常にあります。時には、従業員が勤務場所や時間を間違えることもあるでしょう。
一人現場では、無断欠勤や遅刻、出勤間違いなどが起こったとしても、管理者の状況把握が遅れてしまうためにクライアントや従業員への対応も後手になりがちです。

外部から不在を指摘されてはじめて事態が発覚するケースもあり、会社の信用問題にも関わります。

現場の数が多く勤務形態も複雑

ビルメンテナンスや清掃、警備、マンション管理など、一人現場のシフトは実に様々です。

複数人が持ち回りでローテーションを組んで勤務する現場もあれば、一人の従業員が同じ日に複数の現場を掛け持ちで回ることもあります。現場によっては深夜労働や宿直の勤務もあり、各種手当や移動にかかる交通費の計算も必要になってきます。休日や休暇など従業員の希望も考慮する必要があり、代務員や応援などのイレギュラーな勤務が発生することもあります。

さらに、従業員が予定の現場をスケジュール通りに正しい順番と時間で回っているかも把握しなければならないため、その苦労は計り知れません。

勤務記録の回収と集計が大変

まず、締め日にはすべての従業員から勤務表を残さず回収する必要があります。担当者は一人一人の勤務内容をすべて目視でチェックし、記入ミスや変更がある場合には電話で本人に確認を取っていきます。
すべて漏れのないようにチェックし、必要な修正を加えて上長の承認を受けた後、ようやく一つ一つの勤怠をエクセルなどへ手入力してデータ化し、手動で集計計算します。

回収・チェック・修正・入力・集計など、非常に手間と時間がかかる工程であるにも関わらず、締め日から給与支払い日までの短期間ですべて終わらせなければなりません。

自社開発の専用端末によるGPS打刻

これまでの紙の勤務表や電話連絡による勤務報告は、手間ばかりかかって従業員・管理者の双方にとって不便なものでした。

「かえる勤怠管理 ビル管理」の打刻は、従業員は現場で端末に表示されたボタンを押すだけ。
打刻はすぐにシステムへ反映され、管理者はリアルタイムな勤務状況を確認できます。

出勤か退勤か、システムが自動判断して打刻画面に表示するため、出勤・退勤の押し間違いもありません。システムが苦手な従業員や、スマホに不慣れな高齢の従業員でも簡単に使えます。

さらに、管理者は「現場から〇〇m以内であれば打刻を許可する」というふうに、打刻の許容範囲を現場ごとに設定できます。範囲外では打刻ができないため、不正打刻も防止します。

打刻忘れアラートでうっかりを防止

出勤が予定時刻ギリギリになったり、思いがけず残業が発生するなどして、打刻をうっかり忘れてしまうことは珍しくありません。

「かえる勤怠管理 ビル管理」の打刻忘れアラートを活用することで、出勤・退勤の押し忘れを防ぐことができます。

打刻の許容範囲内にいるのに出勤予定の30秒前でも打刻がない場合、アラームが鳴って打刻画面が起動します。退勤の場合は、現場ごとにアラームを鳴らすタイミングを管理者が設定できます。

打刻忘れがなくなれば、出勤もれ・退勤もれの打刻入力もいらないので、修正作業が減って管理者の業務負担を軽減できます。

事前の出勤確認で未出勤を防ぐ

一人の従業員が複数の現場へ赴くことが珍しくないビルメンテナンスなどの業種では、勤務場所や出勤時間の覚え間違いのために意図せず未出勤になってしまうケースが起こり得ます。

「かえる勤怠管理 ビル管理」では、当日の勤務予定を従業員が持つ打刻端末へ通知して、事前にスケジュールと出勤の意思を確認。出勤間違いなどによる未出勤を防止します。

従業員は、通知された予定の勤務について、スケジュール通り勤務できるなら「勤務する」のボタンを、急な発熱などにより勤務が難しい場合には「困難」のボタンを押して管理者へ連絡します。

当日になって従業員が勤務できなくなった場合でも事前に状況を把握でき、管理者は早い段階で代務員の手配などの対応を行えます。

さらに、決められた時間までに出勤確認の連絡がない場合は、端末のアラームが鳴って連絡画面を起動すると同時に、管理者へは「未連絡」の通知が届きます。
アラート時刻は現場や従業員ごとに設定でき、現場から遠い従業員には早めにアラームを鳴らすなど、柔軟に設定できます。

リアルタイムな勤怠モニタリング

これまでの勤怠管理では、現場の勤務状況を常に把握することは難しく、出勤しているか確認を取るためには現場の従業員へ電話しなければならないなど、非効率的でした。

「かえる勤怠管理 ビル管理」の勤怠モニタリング機能で、誰がどこで勤務しているのか、勤務前・勤務中・勤務終了の状況、遅刻・早退の有無など、一日の勤務をリアルタイムに確認できます。

また、従業員からの事前連絡についても一覧で表示され、「勤務」・「困難」の連絡や、アラート時刻になっても連絡がまだない「未連絡」、遅刻の連絡があった場合の「遅連」も一目でわかります。

スケジュールの配属人数が不足している、出勤の予定時刻になっても打刻がない、などの急ぎ対応が必要な状況もひと目でわかります。

要対応勤務のメール通知

管理者が把握しておきたい勤務情報をメールで受け取れます。

《通知内容》

• 出勤打刻がない「未出勤」
• 事前の出勤確認でまだ連絡が来ていない「未連絡」
• 勤務不可の連絡があった「困難」
• 事前に遅刻の連絡があった「遅連」

どの管理者がどの通知を受け取るかも設定できます。
出張や他の業務などで管理画面を確認できない場合でも、必要に応じてメールが届くことで速やかな対応が可能です。

現場ごとの詳細なスケジュール作成

様々な現場の勤務条件に合わせ、従業員の希望にも配慮したスケジュールを作成することは、非常に骨が折れる作業でした。

「かえる勤怠管理 ビル管理」のスケジュール作成では、勤務の曜日や時間帯、従業員によって異なる時給・深夜手当・残業手当・交通費を現場ごとに設定できます。

固定的なシフトだけでなく、都度の状況に応じたローテーション勤務や、同日複数現場の掛け持ち、当日の病欠などによる代務員勤務、一時的な応援勤務などのイレギュラーな予定にも対応しています。

ワンクリックで勤怠を自動集計

勤務表やタイムカードを使用した勤怠管理では、「用紙をすべて回収 → 一斉チェック → エクセルに全データを手入力 → 勤怠を集計 → 給与計算」の流れとなっており、毎月多大な時間と労力をかけてしまっていました。

「かえる勤怠管理 ビル管理」なら、打刻データはすぐにシステムに反映されてクラウドで共有。管理者は日々リアルタイムな勤怠をいつでもチェック・修正できるようになります。
月末に限らず作業が行えるので、毎月の給与計算期間に発生していた管理者の残業も削減できます。

膨大な勤怠データはシステムが自動で集計を行うので、管理者はワンクリックで集計データをダウンロードできます。CSV対応の給与ソフトにインポートすれば、給与計算も簡単です。

また、会社の集計ルールに合わせて勤怠データが自動で集計されるよう、CSVファイルの専用カスタマイズにも対応しています。

勤怠集計から給与計算までの工程が簡略化されることで、管理者の業務負担が大きく軽減されます。