もう一人現場の管理に苦労しない!最適の勤怠管理システムとは?

もう一人現場の管理に苦労しない!最適の勤怠管理システムとは?

働き方改革により労働時間の適正な管理が求められる中、近年、勤怠管理システムを導入する会社が増えています。

勤怠管理システムのメリットは、従業員の打刻がインターネットを通じて共有され、出退勤・欠勤・残業・有給休暇などの勤務状況がリアルタイムに把握でき、勤怠データの管理・集計が正確かつ効率的に行えることです。

しかし、ビルメンテナンスや清掃、警備、マンション管理など、直行直帰で働く人や一人現場の勤務地を数多く抱える会社では、そもそもの勤怠管理が難しく、システム化のハードルも高くなってしまっています。

なんとかして一人現場の勤怠管理を効率化したい!

そんな管理者の方のために、本記事では、おすすめの勤怠管理システムをご紹介します。

なぜ一人現場の勤怠管理は難しい?

そもそも、なぜ一人現場の勤怠管理は大変なのでしょうか?

自己申告で正確性に欠ける

いつ出勤して何時間働いて退勤したのか、客観的な記録が取れない。

一人現場の勤務報告は、基本的に従業員の自己申告です。
直行直帰の従業員も多くいます。

本人以外に誰もいないような現場では、第三者による確認も取れないため客観性がありません。

虚偽の報告などの不正が起こり得る環境になってしまっており、クライアントや従業員との信頼関係にも影響します。

従業員の良心に頼りきりの現状をどうにかしなければ…

今現在の勤務状況が不透明

締め日に勤務表が上がってくるまで現場の状況がわからない。

不正とまでは言わないまでも、多少の遅刻・早退が発生している可能性が常にあります。
時には、従業員が勤務場所や時間を間違えることもあるでしょう。

一人現場では、無断欠勤や遅刻、出勤間違いなどが起こったとしても、管理者の状況把握が遅れてしまうためにクライアントや従業員への対応も後手になりがちです。

外部からスタッフ不在を指摘されてはじめて事態が発覚するケースもあり、会社の信用問題にもかかわります。

きちんと現場の実態を把握したいが、どうしたらいいかわからない…

現場の数が多く勤務形態も複雑

スケジュールが細かくなりすぎて管理が大変。

ビルメンテナンスや清掃、警備、マンション管理など、一人現場のシフトは実に様々です。

複数人が持ち回りでローテーションを組んで勤務する現場もあれば、一人の従業員が同じ日に複数の現場を掛け持ちで回ることもあります。

現場によっては深夜労働や宿直の勤務もあり、各種手当や移動にかかる交通費の計算も必要になってきます。

休日や休暇など従業員の希望も考慮する必要があり、代務員や応援などのイレギュラーな勤務が発生することもあります。

さらに、従業員が予定の現場をスケジュール通りに正しい順番と時間で回っているかも把握しなければならないため、その苦労は計り知れません。

みんなスケジュール通りに現場を回れているのか不安だ…

勤務記録の回収と集計が大変

膨大な勤務記録を、短期間ですべて集計しなければならない。

まず、締め日にはすべての従業員から勤務表を残さず回収する必要があります。
担当者は一人一人の勤務内容をすべて目視でチェックし、記入ミスや変更がある場合には電話で本人に確認を取っていきます。

すべて漏れのないようにチェックし、必要な修正を加えて上長の承認を受けた後、ようやく一つ一つの勤怠をエクセルなどへ手入力してデータ化し、手動で集計計算します。

回収・チェック・修正・入力・集計など、非常に手間と時間がかかる工程であるにも関わらず、締め日から給与支払い日までの短期間ですべて終わらせなければなりません。

この期間は残業しないと給与計算が間に合わない…

一人現場に特化したシステム「かえる勤怠管理 ビル管理」

従来の勤怠管理システムでは、上記すべての課題をクリアすることは困難でした。

そんな状況を打開すべく登場したのが「かえる勤怠管理 ビル管理」です。

かえる勤怠管理 ビル管理のサイトへ

「かえる勤怠管理 ビル管理」は、一人現場の勤怠管理をどのように解決するのでしょうか?
その5つの特徴を紹介します。

専用小型端末によるGPS打刻

紙の勤務表や電話連絡による勤務報告は手間が多く、従業員・管理者の双方にとって負担となっていました。

「かえる勤怠管理 ビル管理」なら、
来た時と帰る時にボタンを押すだけだから簡単!

従業員は、現場に到着したら端末のボタンを押すだけで打刻できます。

専用の小型端末なら難しい操作もないので、パソコンやスマホの苦手な人や高齢者でも簡単に使えます。

出勤・退勤はシステムが自動で判断するため、打刻の際にどちらかを選ぶ必要すらありません。

専用小型端末にはGPS機能もついており、現場ごとに「〇〇m以内」と打刻の許容範囲を設定できるので、出勤間違いがあってもすぐに気付けます。

GPS打刻により、一人現場での不正を防止するだけでなく、誠実に職務を果たしている従業員の勤務証明にもなります。

モニター管理とメール通知

現場の勤怠を常に正確に把握することは難しく、従業員への日々の勤務確認は、非常に骨の折れる作業でした。

「かえる勤怠管理 ビル管理」では、モニター管理とメール通知の二つの機能で、一人現場の勤怠をリアルタイムに把握できます。

モニター管理
当日の勤務予定とリアルタイムな勤務状況をモニタリングできます。
シフト漏れや出勤時刻になっても出勤打刻がないなど、急ぎの対応が必要な状況にすぐ対処でき、遅刻や早退も発生と同時にモニターで確認できます。

メール通知
未出勤や遅刻など、管理者がリアルタイムに把握しておきたい勤務情報をメールで受け取れます。
出張や他の業務などで管理画面から離れていても、現場の勤務状況をすぐにキャッチすることが可能です。

現場ごとの詳細なスケジュール作成

様々な現場の勤務条件に合わせ、従業員の希望にも配慮したスケジュールの作成は、非常に手間がかかることでした。

「かえる勤怠管理 ビル管理」なら、
一人現場のスケジュールを細かく管理できます

現場ごとに勤務の曜日・時間帯と必要人数のパターンを複数通り作り、時給・諸手当・交通費なども、スタッフや現場ごとに設定できます。

固定シフトだけでなく、都度の状況に応じたローテーション勤務や、同日複数現場の掛け持ち、当日の病欠などによる代務員勤務、一時的な応援勤務などのイレギュラーな予定にも対応しており、急な配置変更の場合でもしっかり記録を残せます。

勤怠の自動集計で業務を平準化

従来の勤怠管理では、勤怠記録の回収やチェック、エクセルへの入力からの手動計算など、手間のかかる作業が毎月締め日後に集中していました。

「かえる勤怠管理 ビル管理」なら、
面倒だった勤怠の集計作業がワンクリックで完了します

多数ある一人現場の打刻もすぐにシステムへ反映され、管理者は日々のリアルタイムな勤怠をいつでもチェック・修正できます。
月末に限らず作業が行えるので、毎月発生していた管理者の残業も削減できます。

膨大な勤怠データはシステムが自動で集計を行い、締め日には集計データをCSVファイルでダウンロードできます。
CSV対応の給与ソフトにインポートすれば、給与計算も簡単です。

また、会社の集計ルールに合わせたデータを自動的に出力できるよう、CSVの専用カスタマイズにも対応しています。

勤怠集計から給与計算までの工程が簡略化されることで、管理者の業務負担を大きく軽減することが可能です。

もしもの時も安心な鍵の紛失対策

ビルメンテナンスや清掃、警備、マンション管理の仕事では、オーナーであるクライアントから鍵を預かって業務を行います。

ビル・マンションの鍵はクライアントの資産であり、セキュリティの面でも非常に重要です。
鍵をなくしてしまうと会社の信用を失うばかりでなく、賠償問題にまで発展する恐れもあります。

「かえる勤怠管理 ビル管理」なら、
万が一の鍵の紛失にも備えられて安心です

方法はいたってシンプルで、持ち歩きが必要な鍵を専用小型端末に取り付けておくだけ。

端末のGPS機能でおおよその位置を探ることができ、管理画面から操作して端末のアラーム音を鳴らせます。

どこかに落としたり置き忘れたりしてしまっても、すぐに端末と鍵のセットを発見できます。

まとめ

一人現場の勤怠管理を人の手だけで客観的かつ正確に行うことは非常に難しく、時間も労力も多大にかかるばかりで、成果も期待通りとはいきません。

「かえる勤怠管理 ビル管理」を活用することで、正確な打刻・リアルタイムな勤務把握・柔軟なスケジューリング・自動集計などにより、直行直帰で働く従業員の予実管理もスムーズに行えるようになるでしょう。

この機会にぜひ、一人現場での勤怠管理もシステム化を検討してみてはいかがでしょうか?

一人現場におすすめ!かえる勤怠管理 ビル管理

PC管理画面・アプリ・専用端末イメージ

クラウド勤怠管理システム「かえる勤怠管理 ビル管理」は、高齢者でもボタンを押すだけで使用でき、直行直帰の一人現場でも正確な勤怠管理を行えます。
1ID=150円の低コストで簡単システム化。

執筆
株式会社ITZマーケティング築田 弥雪
2019年株式会社ITZマーケティング入社。2020年5月よりかえる勤怠Tipsに記事を執筆。
趣味は古本の積読。
勤怠管理を中心に、人事・労務に役立つ情報を発信できるよう勉強しています。
本文の内容は執筆時点のものです。その後の法改正などは反映しておりません。
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