もう一人現場の管理に苦労しない!最適の勤怠管理システムとは?

もう一人現場の管理に苦労しない!最適の勤怠管理システムとは?

働き方改革により労働時間の適正な管理が求められる中、近年、勤怠管理システムを導入する会社が増えています。

勤怠管理システムのメリットは、従業員の打刻がインターネットを通じて共有され、出退勤・欠勤・残業・有給休暇などの勤務状況がリアルタイムに把握でき、勤怠データの管理・集計が正確かつ効率的に行えることです。

しかし、ビルメンテナンスや清掃、警備、マンション管理など、直行直帰で働く人や一人現場の勤務地を数多く抱える会社では、そもそもの勤怠管理が難しく、システム化のハードルも高くなってしまっています。

そこで本記事では、なんとかして一人現場の勤怠管理を効率化したいと考えている管理者の方のために、おすすめの勤怠管理システムをご紹介します。

なぜ一人現場の勤怠管理は難しい?

自己申告で正確性に欠ける

一人現場の勤務報告は、基本的に従業員の自己申告となります。

本人以外に誰もいないような現場では、第三者による確認も取れないため客観性がありません。
虚偽の報告などの不正が起こり得る環境になってしまっており、クライアントや従業員との信頼関係にも影響します。

直行直帰で現場に向かう従業員も多く、いつ出勤して何時間働いて退勤したのか、正確な記録を取ることは容易ではありません。

一人現場の勤怠は、紙の勤務表や電話連絡で確認を取っている会社も多いでしょう。
どちらの方法も、従業員がやり方をすぐに覚えられるので導入しやすいという利点はありますが、それぞれ課題もあります。

従業員が手書きする紙の勤務表では、記入漏れや誤記入などのミスがよく発生します。
本人への確認と修正が必要になりますが、管理者が勤怠をチェックする頃には勤務当日から日数も経過しており、記憶も曖昧になるうえ客観的な証明もありません。

電話連絡による勤怠確認では、出勤・退勤の時間帯になると管理者は電話に手を取られます。
現場によっては備え付けの電話がなく、従業員の携帯電話を使用する場合もあり、本当に現場から電話をかけているのか確認することは難しいです。

このように、自己申告では客観性がなく正確性に欠けるという問題があります。

今現在の勤務状況が不透明

基本的に、月末などの締め日に勤務表が上がってくるまで、現場の勤務状況はわかりません。

そのため、不正とまでは言わないまでも、多少の遅刻・早退が発生している可能性が常にあります。
時には、従業員が勤務場所や時間を間違えることもあるでしょう。

一人現場では、無断欠勤や遅刻、出勤間違いなどが起こったとしても、管理者の状況把握が遅れてしまうためにクライアントや従業員への対応も後手になりがちです。
外部からスタッフ不在を指摘されてはじめて事態が発覚するケースもあり、会社の信用問題にもかかわります。

とはいえ、予定通りにきちんと出勤しているか確認するために監視カメラを導入したり、出勤報告のための社用電話を現場各地に配置したりすることは、クライアントとの関係性や現場の実情などから見ても現実的ではありません。

一人現場のリアルタイムな勤務実態を把握したいと思っていても、その方法を見つけられないでいるのが現状ではないでしょうか。

現場の数が多く勤務形態も複雑

会社は大小様々な訪問先を抱えており、それらの現場で働く従業員の勤務形態もバラバラです。

特定の曜日に決まった従業員が勤務する現場もあれば、複数人が持ち回りでローテーションを組んで勤務する現場もあります。
一人の従業員が同じ日に複数の現場を回ることも多いです。

現場によっては深夜労働や宿直の勤務もあり、各種手当や移動にかかる交通費の計算も必要になってきます。
そのため、一人現場はスケジュール管理も一筋縄ではいきません。

現場の数が多いうえに、必要なシフト人数は曜日や時間帯によってバラバラです。
現場ごとに時給や手当などが異なることはもちろん、従業員の勤続年数や勤務する曜日・時間帯によっても金額が変動します。

固定シフトの勤務ばかりでなく、ローテーション勤務や同日複数現場の勤務など、スケジュールのパターンも様々です。
休日や休暇など従業員の希望も考慮する必要があり、代務員や応援などのイレギュラーな勤務が発生することもあります。

管理者は、これら諸々の条件を勘案しながらスケジュールを作成しなければならず、多大な時間と労力を費やすことになります。

さらに、従業員が予定の現場をスケジュール通りに正しい順番と時間で回っているかも把握しなければならないため、その苦労は計り知れません。

勤務記録の回収と集計が大変

すべての従業員から勤務表を回収し、膨大な勤務記録を手動でデータ化しなければなりません。

まず、締め日には郵送・FAX・手渡しなどによって、すべての従業員から勤務表を残さず回収する必要があります。
担当者は一枚一枚の勤務表の内容をすべて目視でチェックしていき、記入ミスや変更がある場合には電話で確認を取っていきます。

従業員一人あたりの勤務件数が多いため、会社全体の勤務記録は膨大な量になります。

すべての勤務記録を漏れのないようにチェックし、必要な修正を加えて上長の承認を受けた後、ようやく一つ一つの勤怠をエクセルなどへ手入力してデータ化し、手動で集計計算します。

回収・チェック・修正・入力・集計など、勤怠管理の上で必要な工程が多く、非常に手間と時間がかかります。

さらに、それらの工程すべてが締め日から給与支払い日までの短期間に集中してしまうため、勤怠集計・給与計算の期間は担当者の残業が常態化するなどの問題も生じています。

一人現場に特化したシステム「かえる勤怠管理 ビル管理」

かえる勤怠管理 ビル管理

一人現場の勤怠管理には、打刻・管理・集計など様々な面で多くの問題があり、今までの勤怠管理システムでは、これらすべての課題をクリアすることは困難でした。

そんな状況を打開すべく登場したのが、ビルメンテナンス・清掃・警備・マンション管理など、あらゆる直行直帰の一人現場に適した「かえる勤怠管理 ビル管理」です。

「かえる勤怠管理 ビル管理」がどのような課題を解決するのか、その5つの特徴を紹介します。

専用小型端末によるGPS打刻

紙の勤務表や電話連絡による勤務報告は手間が多く、従業員・管理者の双方にとって負担となっていました。

「かえる勤怠管理 ビル管理」の専用小型端末は、手間のかかっていた勤務報告をたった数秒で終わらせます。

打刻方法は非常に簡単で、従業員は現場に到着したら端末のボタンを押すだけ。
難しい操作は必要ないので、パソコンやスマホの苦手な人や高齢者でも簡単に使えます。
出勤・退勤はシステムが自動で判断するため、打刻の際に出勤か退勤かを選ぶ必要すらありません。

専用小型端末にはGPS機能もついており、一人現場でも客観的な勤怠の記録を取ることができます。
訪問先ごとに「現場から〇〇m以内」といった打刻の許容範囲を設定し、管理者は現場ごとに管理画面のマップで打刻位置も確認できるので、範囲外での不正打刻や出勤間違いをすぐに発見することが可能です。

GPS打刻により、一人現場での不正打刻を防止できるだけでなく、誠実に職務を果たしている従業員の勤務証明にもなります。

モニター管理とメール通知

現場の勤怠を常に正確に把握することは難しく、従業員への日々の勤務確認は、非常に骨の折れる作業でした。

一人現場の勤務状況もリアルタイムに把握できる「かえる勤怠管理 ビル管理」には、モニター管理とメール通知の二つの機能があります。

モニター管理
当日の勤務予定とリアルタイムな勤務状況をモニタリングできるので、シフト漏れや出勤時刻になっても出勤打刻がないなど、急ぎの対応が必要な状況が一目でわかります。
遅刻や早退についても、発生と同時にモニターで確認できます。

メール通知
未出勤や遅刻など、管理者がリアルタイムに把握しておきたい勤務情報をメールで受け取れます。
他の業務で勤怠管理画面から離れていても、現場の勤務状況をすぐにキャッチすることが可能です。

一人現場のリアルタイムな勤怠を把握できることで、もしもの時の対応もスムーズになります。

現場ごとの詳細なスケジュール作成

様々な現場の勤務条件に合わせ、従業員の希望にも配慮したスケジュールの作成は、非常に手間がかかることでした。

一人現場の多様な勤務形態に対応した「かえる勤怠管理 ビル管理」のスケジュール作成機能では、現場ごとに詳細な予定を作成することが可能です。

現場ごとに勤務の曜日・時間帯と必要人数のパターンを複数通り作り、時給・諸手当・交通費なども、スタッフや現場ごとに細かく設定できます。

一つの勤務パターンに対して特定の従業員を設定する固定勤務や、必要人数より多めの従業員を候補として設定し、従業員の希望や全体的なシフトの兼ね合いなど状況に応じてメンバーを選択するローテーション勤務の予定を組むことができます。

同じ日に複数の現場を掛け持ちする勤務や、当日の病欠などによる代務員勤務、一時的な応援勤務などのイレギュラーな予定にも対応しており、急な配置変更の場合でもしっかり記録を残せます。

勤怠の自動集計で業務を平準化

勤務表の回収・チェック、エクセルへの入力、手動での集計計算など、手間のかかる作業が毎月締め日後に集中していました。

「かえる勤怠管理 ビル管理」では、多数ある一人現場の打刻もインターネットを通じて即座にシステムへ反映され、膨大な勤怠データもシステムが自動で集計を行います。

管理者は、日々リアルタイムに保存される勤怠記録を適宜チェック・修正することができるので、作業時間が分散され、毎月少なからず発生していた管理者の残業も削減できます。

締め日にはシステムが自動集計したデータをCSVファイルでダウンロードできるので、対応の給与ソフトにインポートすれば給与計算も簡単に行えます。

また、会社の勤怠集計ルールに合わせた集計ファイルを自動的に出力できるよう、集計ファイルの専用カスタマイズにも対応しています。
ダウンロード後のデータを編集する必要がなくなるので、給与ソフトとの連携がさらに楽になります。

一人現場の勤怠管理も、勤怠の集計から給与計算までの工程をシンプルにすることで、管理者の業務負担を大きく軽減することが可能です。

もしもの時も安心な鍵の紛失対策

ビルメンテナンスや清掃、警備、マンション管理の仕事では、オーナーであるクライアントから鍵を預かって業務を行います。

ビル・マンションの鍵はクライアントの資産であり、セキュリティの面でも非常に重要です。
鍵をなくしてしまうと会社の信用を失うばかりでなく、賠償問題にまで発展する恐れもあります。

「かえる勤怠管理 ビル管理」の専用小型端末なら、鍵の紛失対策もバッチリです。

方法はいたってシンプルで、持ち歩きが必要な鍵を専用小型端末に取り付けておくだけ。

端末のGPS機能でおおよその位置を探ることができ、管理画面から操作して端末のアラーム音を鳴らせるので、どこかに落としてしまったり置き忘れたりした場合でも、すぐに端末と鍵のセットを発見できます。

万が一の紛失に備えた機能で、一人現場の従業員に鍵を持たせる場合も安心です。

まとめ

一人現場の勤怠管理を人の手だけで客観的かつ正確に行うことは非常に難しく、時間も労力も多大にかかるばかりで、成果も期待通りとはいきません。

「かえる勤怠管理 ビル管理」を活用することで、正確な打刻・リアルタイムな勤務把握・柔軟なスケジューリング・自動集計などにより、直行直帰で働く従業員の予実管理もスムーズに行えるようになるでしょう。

この機会にぜひ、一人現場での勤怠管理もシステム化を検討してみてはいかがでしょうか?

一人現場におすすめ!かえる勤怠管理 ビル管理

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クラウド勤怠管理システム「かえる勤怠管理 ビル管理」は、高齢者でもボタンを押すだけで使用でき、直行直帰の一人現場でも正確な勤怠管理を行えます。
1ID=150円の低コストで簡単システム化。

執筆
株式会社ITZマーケティング築田 弥雪
2019年株式会社ITZマーケティング入社。2020年5月よりかえる勤怠Tipsに記事を執筆。
趣味は古本の積読。
勤怠管理を中心に、人事・労務に役立つ情報を発信できるよう勉強しています。
本文の内容は執筆時点のものです。その後の法改正などは反映しておりません。
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