何ができる?給与計算代行・アウトソーシングを依頼するメリット

何ができる?給与計算代行・アウトソーシングを依頼するメリット

給与は、労働基準法において「毎月一回以上、一定の期日を定めて支払わなければならない」とされています。
給与計算は、従業員へ適切に給与を支払うため、期日厳守かつ正確な計算が求められます。

しかし、給与計算は専門的知識が必要なうえ、業務内容は細かく作業量は膨大で、担当者の大きな負担となっています。

近年、人事・労務の業務効率化を目的に、給与計算代行・アウトソーシングを利用して給与計算を外部に委託する企業が増えてきています。

この記事では、給与計算代行・アウトソーシングでどのような業務を依頼できるのか紹介します。
さらに、給与計算が抱える課題と、それらを解決する給与計算代行・アウトソーシングのメリットについても解説します。

給与計算代行・アウトソーシング可能な主な業務

給与計算業務の代行・アウトソーシングとして外部委託が可能な業務として、主に毎月の給与計算や賞与計算、年末調整が挙げられます。

給与計算

給与計算では、従業員ごとの基本給や役職手当・家族手当・住宅手当などの基礎データと、毎月の勤怠データをもとに総支給額を計算し、そこから計算される社会保険料や所得税を控除し、最終的な従業員の給与の手取り額を算出します。

給与計算代行・アウトソーシングを利用することで、

  • 入退社、人事異動、転居、扶養の変更など従業員情報の取りまとめ
  • 毎月の勤怠データの集計
  • 残業代など割増賃金の計算
  • 社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税の計算

など、給与計算の煩雑な計算処理をすべて専門家に任せられます。

合わせて給与明細も作成してもらうことができます。
給与計算代行・アウトソーシングのサービスによって、印刷・封入・郵送などの業務も代行するタイプと、電子化してWeb給与明細を発行するタイプがあります。

賞与計算

賞与計算では、社会保険料(健康保険料、介護保険料)、厚生年金保険料、雇用保険料を計算して賞与の総支給額から控除し、そこから所得税(源泉徴収税額)を計算してさらに差し引くことで、従業員の賞与の手取り額を導き出します。

給与計算代行・アウトソーシングによって、

  • 社会保険料(健康保険料、介護保険料)の計算
  • 厚生年金保険料の計算
  • 雇用保険料の計算
  • 源泉徴収税額の計算

など、賞与計算に必要な計算も専門家の手で確実に処理されます。

賞与の明細についても、明細発行関連の業務まで代行を行うサービスと、賞与明細を電子化できるサービスがあります。

年末調整

年末調整では、源泉徴収簿をもとに1年間の給与の支給額と賞与の支給額を集計し、社会保険料等控除額も集計して年税額を計算し、最後に源泉徴収票を発行します。
年末調整の業務は専門的知識が必要となるうえ工数もかかります。

給与計算代行・アウトソーシングを利用すれば、

  • 控除申告書類と従業員向け案内文書の準備・送付
  • 回収した申告書の記載内容チェック
  • 従業員からの問い合わせ対応
  • 源泉徴収票、支払報告書、法定調書合計表など必要書類の作成

など、年末調整の面倒な確認作業も複雑な計算も、社内で行う必要がありません。

給与計算代行・アウトソーシングのメリット

給与計算の代行・アウトソーシングには、次の5つのメリットがあります。

  • 給与計算担当者の負担を軽減できる
  • 法改正への社内対応から解放される
  • 給与計算の人手と時間を主力業務に回せる
  • 給与計算業務にかかるコストを削減
  • 専門家によるコンプライアンスの強化

給与計算担当者の負担を軽減できる

給与計算の代行・アウトソーシングを利用することで、給与計算担当者の時間的・量的な負担を軽減させることができます。

毎月の給与計算業務において、担当者は集めたタイムカードから一人一人の勤怠データを確認し、エクセルや給与計算ソフトにひとつひとつ手入力して、残業・休日出勤などの割増賃金や交通費などを計算しなければなりませんでした。

正社員はフルタイムの固定給、アルバイトはシフト制の時給、などといった従業員の雇用形態・勤務形態で異なる計算方法にも注意を払い、雇用保険料率や社会保険料率などの変更への対応も求められます。

しかし、給与計算を正しく行える、人事・労務の専門的知識をもつ人材は決して多くありません。
特定の人しか給与計算を行えないという状況は、担当者に残業が偏ったり適切な休息が取れなくなるなど、健康を害するオーバーワークに陥るおそれもあります。

給与計算代行・アウトソーシングでは、給与計算の複雑な処理も煩雑な作業もすべて、外部の専門家に任せられます。

担当者が抱えざるをえなかった事務作業を減らし、業務の属人化を防ぐこともできます。

法改正への社内対応から解放される

給与計算を代行・アウトソーシングすれば、法改正への対応も専門家にすべて任せることができ、情報収集の苦労と社内対応の煩雑さから解放されます。

税額や保険料率・標準報酬月額など、税や社会保障に関する法令は毎年のように改正が行われています。
給与計算担当者は、法改正の情報をすぐにキャッチできるよう常にアンテナを張り、内容をしっかりと理解して正しく対応しなければなりません。

たとえば最低賃金の場合、賃金や物価などの動向に応じて、その額はほぼ毎年のペースで改定されています。
給与計算担当者は、毎年10月には、支払っている賃金が最低賃金を下回っていないか欠かさずチェックする必要があります。

給与計算は、人事部や総務部の従業員が兼任して行っていることが多いです。
他の業務もこなしながら、頻繁に改正される法令の数々に漏れなく対応することは容易ではありません。

給与計算を代行・アウトソーシングすれば、税制や社会保障関係の法改正も、専門家がいち早く対応してくれるので安心です。

法令や制度など、専門的な知識に詳しい人が社内にいなくても心配ありません。

給与計算の人手と時間を主力業務に回せる

給与計算代行・アウトソーシングによって、それまで給与計算担当者が一手に担っていた事務作業が専門家の手に渡ります。

給与計算は、必ず毎月行わなければならない重要な業務ですが、大量に発生する事務処理のために担当者の職務が圧迫されます。
給与計算の業務量は従業員の人数に比例して増大しますが、期日には変わりがありません。

給与計算担当者は、期日厳守かつ正確な計算が求められ、毎月の給与計算に多大な時間を拘束されてしまいます。

給与計算を代行・アウトソーシングすることで、膨大な作業も専門家が期限内ですべて完璧に処理してくれます。

給与計算に費やしていた労力を、より生産性の高い業務へあてられるようになります。

給与計算業務にかかるコストを削減

給与計算代行・アウトソーシングなら、給与計算業務にかけている様々なコストを削減することが可能です。

給与計算の業務が繁忙になる月末や年末などには、残業の集中や休日出勤の発生により担当者の人件費が増えてしまいます。

給与計算システムを自社で運用・管理していく場合は、システムの開発費用や保守費、法改正に合わせたシステムの更新費といったコストもかかります。

給与計算を正しく行える人材を育成するための教育コスト、法改正や新しい制度を勉強するための研修費、経験者を中途採用するための相応の採用コストも発生します。

給与計算を代行・アウトソーシングすれば、人件費や教育費、システム関連の費用など諸々の経費がかかりません。

給与計算の外注費が、これら経費の総額より安くなれば総じてコストは低減されます。

専門家によるコンプライアンスの強化

給与計算代行・アウトソーシングを利用することで、専門家による正確な給与計算と適切な情報管理が行われ、企業のコンプライアンスを強化できます。

給与計算のミスや給与情報の間違った取り扱いが企業に与える影響は大きく、場合によっては企業の信用問題にまで発展します。

残業代など割増賃金の計算が正しくなく、実際より低い金額になっていると未払い賃金が発生してしまいます。
従業員のモチベーションが低下するだけでなく、労働基準監督署の調査で賃金不払残業として確認されれば、是正勧告を受けることにもなります。

企業の情報セキュリティが不十分な場合、給与の機密情報が企業内部・外部へと漏れてしまう危険性もあります。
給与に限らず、個人情報の漏えいは部外者によるものではなく、情報セキュリティ意識の未熟な内部の者が起こしてしまうケースが多いのです。

給与計算の代行・アウトソーシングでは、万全の情報セキュリティ対策のもと、専門家による的確な計算処理と厳正なチェックが行われます。

適正な給与支払いと情報管理により、従業員が安心して働ける環境を整備できるようになります。

まとめ

正しい給与計算は、公明正大な企業運営に欠かせません。

しかし、給与計算業務は、その専門性の高さと作業量の多さによる課題を多く抱えています。

業務の効率化と生産性の向上が注目されている今、給与計算代行・アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか?

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監修
株式会社ITZマーケティング金 明純
所有資格:給与計算実務能力検定1級、日商簿記1級
執筆
株式会社ITZマーケティング築田 弥雪
2019年株式会社ITZマーケティング入社。2020年5月よりかえる勤怠Tipsに記事を執筆。
趣味は古本の積読。
勤怠管理を中心に、人事・労務に役立つ情報を発信できるよう勉強しています。
本文の内容は執筆時点のものです。その後の法改正などは反映しておりません。
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