注目度上昇!働き方改革に役立つクラウド勤怠管理システムのポイント

注目度上昇!働き方改革に役立つクラウド勤怠管理システムのポイント

働き方改革関連法が2019年4月より順次施行され、様々な企業がその対策に取り組んでいます。

とはいえ、働き方改革の成功事例は数ある企業の中のまだまだ一握り。

未だに働き方改革は何をすればいいのかわからない、とお悩みの方もいらっしゃれば、遅れをとるまいと焦ってあれもこれも変えようとした結果、働き方改革が失敗に終わってしまった苦い経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

働き方改革を成功させるためには、まず、基盤となる勤怠管理をいかに正確かつ効率的に行うか、がポイントになります。

近年注目されているクラウド勤怠管理システムは、働き方改革を推進する有効なツールの一つといえます。

この記事では、クラウド勤怠管理システムが働き方改革に有用なポイントを解説します。
さらに、働き方改革だけに止まらない、クラウド勤怠管理システム導入のメリットについても紹介します。

働き方改革で注目されるクラウド勤怠管理システム

クラウド勤怠管理システムは適宜アップデートが行われ、法令の改正にもいち早く対応しています。

働き方改革の一環として改正された労働基準法の大きな変更点として、時間外労働の上限規制と有給休暇の年5日取得の義務化があります。

クラウド勤怠管理システムでは、その両方を正確かつ効率的に管理できるのです。

働き方改革に役立つポイント①残業の上限管理がカンタン

クラウド勤怠管理システムは、始業・終業時刻だけでなく、法定外残業の時間もリアルタイムに管理できます。

働き方改革で規制された範囲内で締結される36協定によって、企業の残業時間の上限は異なります。

クラウド勤怠管理システムの中には、36協定に対応しているものもあります。
36協定の上限時間をあらかじめ設定しておくことで、従業員の残業時間が上限に近づいたらアラート機能で通知され、違反を未然に防ぐことができます。

残業の申請も行えるシステムであれば、事前申請を行うことで残業の理由や残業時間の状況を前もって把握できます。
突発的な残業には事後申請で対処できるので、より実態に沿った残業管理が可能となります。

働き方改革により始まった時間外労働の上限規制も、クラウド勤怠管理システムのアラート機能と申請機能を活用することで対策が取りやすくなります。

働き方改革に役立つポイント②有給休暇の管理もラクラク

クラウド勤怠管理システムなら、出退勤などの勤怠記録に加えて、有給休暇の付与・更新・取得の管理も簡単に行えます。

従業員によってバラバラな有給休暇の基準日や付与日数は、就業規則に沿った設定をしておくことでシステムが自動で計算します。 未消化分の翌年度への繰り越しも自動計算され、有給休暇の更新も簡単です。

クラウド勤怠管理システムでは、取得日や取得日数も従業員ごとに記録され、自動で集計されます。

働き方改革で義務化された有給休暇管理簿を自動作成できるシステムもあります。 必要な時にダウンロードするだけで良いので、従業員ごとに手作業で時間をかけて作成する必要もありません。

さらに、有給休暇の申請を行えるシステムであれば、有給休暇の取得状況を事前に把握できるので、働き方改革で定められた年5日取得義務の管理もスムーズになります。

働き方改革を「勤怠管理」からスタートするのはなぜか

働き方改革は正確な勤怠管理が大前提

厚生労働省の『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』において、企業は「労働時間を適切に管理する責務を有している」と明言されています。

働き方改革で新たに定められた時間外労働の上限規制と有給休暇の年5日取得は、企業の義務であり、違反した場合は罰則もあります。

従業員は今どれくらい残業をしているのか?残業時間の合計は規制を超えていないか? 有給休暇はきちんと取得されているか?従業員によって取得状況に偏りはないか?

正しく勤怠管理がされていなければ現状を確かめることもできず、適切な対応を取ることができません。 残業抑制や有給休暇の取得をはじめとする、働き方改革の取り組みが形骸化してしまいます。

働き方改革に真に取り組むには、客観的かつ正確な勤怠管理は欠かせません。

クラウド勤怠管理システムの働き方改革プラスαのメリット

クラウド勤怠管理システムの魅力は、働き方改革の対策だけに止まりません。

ここでは、クラウド勤怠管理システムを導入する5つのメリットを紹介します。

クラウド勤怠管理システムのメリット①多様な雇用・勤務形態に対応

企業では様々な職種の従業員が働いており、正社員や契約社員、パート・アルバイトなど、職種によって雇用形態はバラバラです。

クラウド勤怠管理システムでは、従業員ごとに時給や手当などの異なる労働条件を設定でき、職種や雇用形態ごとにグループ化して勤怠を管理することもできます。

また、夜勤を含む交代制や変形労働時間制、フレックスタイム制など、勤務時間の不規則な勤務形態に対応した勤怠管理システムも多くあり、働き方改革が目指す多様な働き方を取り入れられるようになります。

柔軟な働き方ができるということは、働く人にとって大きな魅力となります。 人材を確保しやすくなることで、企業の人手不足の解消にも繋げられるでしょう。

クラウド勤怠管理システムのメリット②勤怠データを自動集計

クラウド勤怠管理システムの打刻データはリアルタイムに自動集計され、管理者は常に最新の勤怠データを把握できるようになります。

締め日後の短期間に集中していた勤怠の確認作業がいつでも行えるので、業務を平準化できます。

打刻漏れなどのエラーが自動でチェックされるシステムなら、管理者がひとつひとつ目視でデータを確認する必要もありません。

従業員が大人数で膨大な量の勤怠データになっても、システムが処理を肩代わりするので管理者の負担は軽減されます。

働き方改革によって、労働時間管理はますます厳格さを求められていますが、クラウド勤怠管理システムを活用することで、無理なく正確な勤怠管理を行えます。

クラウド勤怠管理システムのメリット③テレワークにも対応

クラウド勤怠管理システムは、インターネットに接続できる環境であれば、オフィスに限らず、出張先でも自宅でも勤怠を管理することができます。

クラウド勤怠管理システムなら、働き方改革や新型コロナの影響で導入が盛んになっているテレワーク(在宅勤務など)の勤怠管理もスムーズに行えます。

従業員は、スマホなどを使用して自宅にいながら打刻でき、残業や有給休暇の申請も自宅からオンラインで提出できます。

管理者は、自宅のパソコンから管理画面へアクセスすることで、最新の勤怠データをリアルタイムに確認し、従業員からの申請もオンラインで決済処理できます。

テレワークに限らず、地理的に離れた拠点の勤怠記録をクラウドで共有するので、複数の支社・事業所の勤怠を本社で一括管理することも可能です。

クラウド勤怠管理システムのメリット④給与計算との連携

クラウド勤怠管理システムの給与計算との連携機能を活用することで、勤怠集計から給与計算までの流れが効率的になります。

CSVファイルを使用した連携では、CSVでダウンロードした集計データを給与計算ソフトへインポートすることで、簡単に給与計算を行えるようになります。

集計結果をひとつひとつ給与計算ソフトに手入力する必要もなく、従業員ごとの時給や手当、法定外残業の時間や休日出勤の日数・時間など、手作業では煩雑で手間のかかる計算もシステムが自動で計算します。

勤怠集計から給与計算までの業務にかかる時間を短縮し、すべての従業員の勤怠と給与を一元管理できるようになります。

クラウド勤怠管理システムのメリット⑤ペーパーレス化

クラウド勤怠管理システムは、打刻から集計にいたるまで勤怠の記録はすべてクラウド上で処理を行います。

タイムカードや勤務表を使用しないので、定期的な用紙の購入や各従業員への配布、回収作業が不要です。 用紙・備品などの購入費を削減でき、大量の文書を保管していたスペースも活用できるようになります。

勤怠記録の保管に関して、労働基準法の一部が改正されたことで2020年4月からタイムカードなどの「賃金その他労働関係に関する重要な書類」が5年間に延長されました。 (経過措置として当分の間は3年間)

既に、この法改正に対応して勤怠データを5年間保存できるようになっているシステムもあります。

勤怠情報を電子データとして保存していれば、保管の場所を取らないだけでなく記録内容を改竄されるリスクもありません。

クラウド勤怠管理システムなら、勤怠データを安全に保管でき、必要な時に必要なデータだけをすぐに印刷することも可能です。

まとめ

働き方改革をきっかけに、社内業務をシステム化する企業が増えていますが、既に築き上げられた組織風土を変革することは容易ではありません。

働き方改革を成功させるためには、地道な取り組みをひとつひとつ着実にクリアしていくことが重要になります。

地盤を固め直す取り組みとして、クラウド勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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参考:
未払賃金が請求できる期間などが延長されます – 厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/content/000617974.pdf

監修
岡田 健吾の顔写真
株式会社ITZマーケティング岡田 健吾
資格:給与計算実務能力検定2級、シニアタックスプランナー
執筆
株式会社ITZマーケティング築田 弥雪
2019年株式会社ITZマーケティング入社。2020年5月よりかえる勤怠Tipsに記事を執筆。
趣味は古本の積読。
勤怠管理を中心に、人事・労務に役立つ情報を発信できるよう勉強しています。
本文の内容は執筆時点のものです。その後の法改正などは反映しておりません。
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