【厳選5選】介護業におすすめの勤怠管理システム【2021年】

【厳選5選】介護業におすすめの勤怠管理システム【2021年】

働き方改革により、企業は労働時間の見直しと管理体制の強化を求められています。 介護業界もその例外ではありません。

しかし、施設ごとや施設内でも異なる介護サービス形態で、働く従業員の職種も多岐にわたる介護の現場では、その勤怠管理の複雑さ・煩雑さが担当者の大きな負担となっています。

そのような介護業界において、個々の従業員や施設全体の勤怠を効率的に管理する方法として注目されているのが、クラウド型の勤怠管理システムです。

この記事では、数あるシステムの中から介護現場に特におすすめなクラウド勤怠管理システムを5つ厳選して紹介します。

さらに、勤怠管理をシステム化するメリットと、介護業界の勤怠管理によくある悩みをクラウド勤怠管理システムはどのように解決できるか、あわせて解説します。

介護現場におすすめのクラウド勤怠管理システム5選

介護向けクラウド勤怠管理システム①「かえる勤怠管理 介護」

「かえる勤怠管理 介護」のHP

「かえる勤怠管理 介護」では、初めてのシステム化でも安心なエントリーモデル「P-shift」と、オンラインでの勤怠申請&AIチェック機能搭載の「CAERU AI」の2つのシステムを選択でき、現場ごとのルールに合わせた勤怠管理が可能です。

【特徴】

  • 人数課金なしの拠点課金でコストが安定
  • 専用タイムレコーダーを無料でレンタル
  • 集計ファイルの専用カスタマイズ(初回無料)

【価格】

「P-shift」
  • 初期費用:0円
  • 月額:5,000円〜
  • 無料お試し:あり(30日)
「CAERU AI」
  • 初期費用:0円
  • 月額:7,500円〜
  • 無料お試し:あり(30日)

URL
https://japanpt.org/care/
「かえる勤怠管理 介護」のサイトへ

介護向けクラウド勤怠管理システム②「ShiftMAX(シフトマックス)」

「ShiftMAX(シフトマックス)」のHP

「ShiftMAX(シフトマックス)」は、普段使いのExcelをベースとした入力フォーマットでシフト作成やデータ入力、各種帳票出力までを手軽に行えます。 パッケージ型とクラウド型の弱点を補ったハイブリッドシステムです。

【特徴】

  • 多岐にわたる介護サービスの勤怠を一括管理
  • Excelからクラウドに接続して打刻も反映
  • 緊急出勤時の手当の集計や常勤換算表にも対応

【価格】

  • 初期費用:200,000円〜
  • 月額:300円×人数(10人単位)
  • 無料お試し:要お問い合せ

URL
https://shiftmax.co.jp/kaigo/
「ShiftMAX(シフトマックス)」のサイトへ

介護向けクラウド勤怠管理システム③「MOT/Cloud勤怠管理システム」

「MOT/Cloud勤怠管理システム」のHP

「MOT/Cloud勤怠管理システム」では、通話アプリの「MOT/Phone」と連携することで、介護施設向けコールシステムの「ココヘルパ」と連携できます。 訪問介護でも、介護コールやヘルパー間の内線、外線などに対応することが可能です。

【特徴】

  • スマホで打刻&勤怠データを自動集計
  • 退勤の未打刻はアラーム通知
  • CSVで会計システムとも連携

【価格】

スタンダード
  • 初期費用:0円
  • 月額:3,000円(10IDまで)
    10IDを超える場合は要お問い合せ
  • 無料お試し:無料デモあり(要お問い合せ)
プレミアム
  • 初期費用:29,800円
  • 月額:5,980円(10IDまで)追加 200円×人数
    10IDを超える場合は要お問い合せ
  • 無料お試し:無料デモあり(要お問い合せ)

URL
https://www.mot-net.com/kintai-system/industry/care/
「MOT/Cloud勤怠管理システム」のサイトへ

介護向けクラウド勤怠管理システム④「カイポケ勤怠管理」

「カイポケ勤怠管理」のHP

「カイポケ勤怠管理」は、介護保険請求から給与計算、経営支援にいたるまでカバーする介護ソフト「カイポケ」で利用できる勤怠管理機能です。 シフト作成から打刻、集計、給与計算・給与振込までを一元管理できます。

【特徴】
  • 「カイポケ」の利用料金内で使える
  • タイムカードの打刻データを自動集計
  • カイポケ給与計算、給与振込と連動

【価格】(介護ソフト「カイポケ」)

  • 初期費用:0円
  • 月額:要お問い合せ
  • 無料お試し:あり(最大18ヶ月・要お問い合せ)

URL
https://ads.kaipoke.biz/function/attendance_management.html
「カイポケ勤怠管理」のサイトへ

介護向けクラウド勤怠管理システム⑤「QR勤怠」

「QR勤怠」のHP

「QR勤怠」では、訪問介護やデイの送迎などの訪問先ごとにQRコードを発行してスマホで読み込むだけ。訪問先間違いなどもすぐに把握できます。 打刻漏れや打刻のミスがあった場合は、スマホから修正することも可能です。

【特徴】
  • QRコードで出勤・退勤を記録
  • GPSの位置情報で不正打刻を防止
  • リアルタイムに勤怠データを確認

【価格】

  • 初期費用:要お問い合せ
  • 月額:300円×人数〜
  • 無料お試し:要お問い合せ

URL
https://www.qr-kintai.toucheez.jp/ja/
「QR勤怠」のサイトへ

勤怠管理をシステム化する3つのメリット

メリット① 正確な労働時間の把握

手書きの出勤簿やタイムカードでの勤怠管理は、記入ミスや転記ミスなどにより勤務情報に間違いのあるケースが多々ありました。

実際の労働時間よりも少なく(あるいは多く)勤務時間を申告したり、他の従業員が代理で打刻できてしまうなど、勤怠記録の正確性に欠けていました。

勤怠管理をシステム化することで、ICカードやスマホで打刻できるようになり、打刻データは自動でシステムに蓄積されます。

記入ミスや転記ミスがなくなるだけでなく、個人のICカードやスマホを打刻に利用すれば不正打刻を防止することも可能です。

打刻アプリのGPS機能を用いれば、時刻だけでなく打刻場所も正確に記録・管理できます。

出勤・退勤時刻や休憩時間に加えて、時間外や深夜の労働時間、休日出勤、有給休暇などの管理もスムーズに行えるようになります。

メリット② 事務業務の効率化

手書きの出勤簿やタイムカードの場合、毎月の締め日に用紙を回収して担当者が目視で記録内容のチェックを行い、ミスがあれば個々に確認や修正をした後、エクセルへひとつひとつ手入力する必要がありました。

出勤簿やタイムカードを回収してからでないと確認・集計の作業に取りかかれないため、締め日後の短期間に勤怠集計および給与計算の業務が集中してしまい、期間中の残業が増えるなど担当者に大きな負荷がかかっていました。

勤怠管理をシステム化すると、打刻データがリアルタイムに自動集計されるので、目視によるチェックや計算ソフトへの手入力などの手間が軽減します。

クラウド型のシステムは、インターネットが使える環境であればいつでもどこからでも利用できるので、管理担当者は時間と場所の制約を受けることなく、都合の良いタイミングで勤怠データの確認や修正を行えます。

給与ソフトとの連携が可能なシステムも多く、自動集計された勤怠データを給与ソフトにインポートすれば、給与計算までのフローも簡潔になります。

メリット③ 人件費などのコスト削減

手書きの出勤簿やタイムカードでは、用紙やインクなどの備品を定期的に購入しなければならず、遠方の拠点があれば回収にも郵送費などの費用がかかっていました。

勤怠の確認・修正から給与計算にいたるまでの作業工数の多さから、集計業務に多大な時間と人手を必要とし、それだけ人件費も高くなってしまっていました。

勤怠管理をシステム化することによって、まず出勤簿やタイムカードが不要になるので、備品の購入費がかからなくなり、郵送費も不要になります。

集計・給与計算業務の全体的な工数が減ることで作業にかける手間も少なくなり、業務の省力化・省人化によって人件費の削減も期待できます。

クラウド型のシステムなら、ライセンスやソフトウェアの購入も不要なので保守費用がかからず、経費として必要なのは月々のランニングコストだけです。

介護現場の勤怠管理によくある悩み

多様な勤務形態の管理・集計が複雑

介護業界と一口に言っても、特別養護老人ホーム・介護老人保健施設・グループホーム・ショートステイ・デイサービス・訪問介護など、提供している介護サービスの形態は様々です。

職種も介護職・ホームヘルパー・ケアマネジャー・生活相談員・リハビリ専門職・看護師・栄養士・調理師・介護事務など多岐にわたります。

特別養護老人ホームや介護老人保健施設など入居型の介護施設では、様々な職種の従業員が夜勤・宿直を含む2交代制や3交代制、変形労働時間制など、24時間体制のシフトで流動的に働いています。

デイサービスなど通所型の施設や訪問介護の事業所では、やはり様々な職種の従業員が日勤を主として早番・遅番などのシフトで働いています。

雑多な勤務形態に加え、応援や急なシフトの交代などイレギュラーな勤務も多くあります。 サービス形態や職種によって勤怠管理のルールや給与の手当などが異なるため、勤務実績の集計や給与計算が煩雑となり、多くの時間を要してしまいます。

直行直帰の訪問介護の勤務実態が把握できない

訪問介護など事業所以外での勤務は、実際に出勤・退勤しているところを管理者が直接見て確認することはできず、勤怠の報告は基本的に従業員の自己申告です。

月末などにまとめて事後報告を上げるのでは、当人の記憶も曖昧で正確性に欠けます。 急な欠勤や遅刻、残業が発生してもすぐには把握できないという問題もあります。

月末などにまとめて事後報告を上げるのでは、当人の記憶も曖昧で正確性に欠けます。 急な欠勤や遅刻、残業が発生してもすぐには把握できないという問題もあります。

人を相手にする仕事なので、シフトの予定通りには勤務が終わらないこともあるでしょう。 知らないうちに予定時間を超えた勤務が積み重なり、オーバーワークになってしまう危険性もあります。

拠点や部署ごとの勤怠集計が煩雑で手間取る

複数の介護施設を展開する法人や、複数の介護サービスを提供する複合施設では、1拠点1サービスの施設よりもさらに勤怠管理は複雑になります。

各拠点の施設や併設されている部署から、タイムカードや勤務表を毎日回収することは難しく、特定の締め日に回収しても記入漏れや打刻漏れがつきもので、差戻しの確認が必要となります。

拠点・部署ごとに集計した勤務データを本部で取りまとめる際には、拠点や部署によって勤怠の申請ルールや管理方法が異なるケースもあり、チェック作業に多大な時間と労力がかかってしまいます。

残業規制の対策や有給休暇の管理が大変

働き方改革により、残業の上限規制や年次有給休暇の年5日取得義務が定められ、介護の現場でも時間外労働と有給休暇の厳密な管理が必要です。

しかし、締め日に回収するまで現場の勤怠がわからないままでは業務時間などの調整も難しく、知らないうちに残業の規制をオーバーしてしまう可能性があります。

有給休暇も、すべての従業員について付与日数・取得日・残日数などを細かく記録することが求められ、取得があればエクセルなどの管理ファイルに時季や日数を手入力して残日数などを計算する必要があります。

年5日取得義務の対象期間は付与日から1年間であるため、従業員ごとにバラバラな取得期限も合わせて管理しなければなりません。

パートなど短時間労働の従業員に比例付与される有給休暇や時間有給を管理するとなると、作業はさらに煩雑なものとなります。

クラウド勤怠管理システムが解決!

夜勤や交代制・変形労働時間制など多様な勤務に対応できる

クラウド勤怠管理システムなら、介護現場の複雑な勤務形態にも柔軟に対応できます。

日勤・夜勤、早番・遅番などの交代制や変形労働時間制も、面倒な入力や計算作業もなく管理できます。

日をまたぐ勤務の分割や中抜けなど特殊な勤務の管理、残業・深夜・休日出勤などの割増計算、週残業、月またぎ集計などに対応しているシステムもあります。

システムが自動で管理・集計するので、目視によるチェックや計算ソフトへの手入力などの手間が省かれるので、従業員が何人増えても勤務形態が新しく増えても、担当者の負担を増やしません。

介護の現場でも柔軟かつ正確な勤怠管理を行えることで、短時間正社員や夜勤なし正社員・夜勤専従などの勤務体制も取り入れやすくなり、従業員のライフスタイルに合わせた働き方を可能にします。

GPS機能で直行直帰も正確に勤怠を管理

クラウド勤怠管理システムで、ホームヘルパーや送迎スタッフの勤怠管理も簡単になります。

モバイル端末を利用して訪問先で出退勤の打刻ができるので、打刻のためだけに施設・事業所に寄る必要もなく、出勤・退勤時に管理者へ都度連絡する必要もありません。

GPSで位置情報を取得することで、打刻時間だけでなく打刻場所も把握できるシステムもあり、客観的なデータに基づいた正確な勤怠管理が可能となります。

システムによっては「訪問先から何m以内」と打刻できる範囲をあらかじめ設定できるので、範囲外での打刻は認められず不正打刻の防止にも繋がります。

複数の拠点もリアルタイムに一括管理

クラウド勤怠管理システムでは、複数の介護施設・事業所を一括管理でき、どんなに離れた拠点の勤怠もリアルタイムに把握できます。

勤怠の集計はシステムによる自動計算のため、ヒューマンエラーも限りなく減らせます。

遠方の拠点であっても、打刻データを常時クラウドで共有できるため作業時間の制約もなく、本部にいながらリアルタイムに現場の勤怠管理を行えます。

他の介護施設への応援勤務などの急な配置変更も、日々の勤怠状況を見ながら先手で対応することができます。

残業管理や有給休暇の付与・取得の管理もカンタン

クラウド勤怠管理システムなら、残業時間も有給休暇の状況もリアルタイムに把握できます。

残業時間が設定した上限を超えそうな場合にアラートが出るシステムもあるので、36協定に基づいた上限時間を設定すれば、時間外の労働時間が36協定の範囲を超えないように管理することが可能です。

有給休暇は、入社有給や年別有給日数などをあらかじめ設定することで、従業員の入社日からシステムが自動計算して付与され、取得すると残日数も自動でカウントされます。

多忙な介護の現場であっても、いつ誰がどれくらい残業したのか、残業の上限が差し迫っていないか、有給休暇の取得状況はどうか、誰にあと何日の有給休暇が残っているか、簡単に確認できます。

さらには、オンラインで勤怠の申請を行えるシステムだと、事前に残業や有給休暇の状況を把握できるので、業務量や人員配置などの調整を行いやすくなります。

まとめ

本記事では、おすすめのクラウド勤怠管理システムと介護現場の勤怠管理をシステム化するメリットについて紹介しました。

クラウド勤怠管理システムを活用することで、管理者だけでなく従業員一人一人の事務的負担を減らすことができ、利用者の方へのきめ細かなケアや新人教育などに時間を充てられるようになります。

導入の前に無料トライアルが可能なシステムもありますので、ぜひ一度、本番さながらに実際のシステムに触れ、機能や操作性を比較してみてください。 あなたの施設にぴったりの勤怠管理システムをきっと見つけられるでしょう。

介護の事務を効率化!かえる勤怠管理 介護

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クラウド勤怠管理システム「かえる勤怠管理 介護」は、入所・通所・訪問の業種を問わず対応しています。
初期費用0円、ICカードタイムレコーダー無料レンタル、人数課金なしの月々5,000円から。
介護職・ケアマネなど多様な職種、24時間体制の複雑な勤怠も正確に管理できます。

執筆
株式会社ITZマーケティング築田 弥雪
2019年株式会社ITZマーケティング入社。2020年5月よりかえる勤怠Tipsに記事を執筆。
趣味は古本の積読。
勤怠管理を中心に、人事・労務に役立つ情報を発信できるよう勉強しています。
本文の内容は執筆時点のものです。その後の法改正などは反映しておりません。
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